Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA (päivitetty 01.03.2021)

• Metsästäjäliitto käsittelee Metsästäjäliiton jäsenyhdistysten ja piirijärjestöjen edustajien sekä henkilöjäsenten henkilötietoja Metsästäjäliiton toiminnan ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi sekä jäsenpalveluiden ja -etujen tarjoamiseksi.
• Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään, piirijärjestöltä tai jäsenyhdistykseltä.
• Metsästäjäliitto käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia Metsästäjäliiton määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
• Metsästäjäliitto käsittelee henkilötietoja myös Metsästäjäliiton toimintaan liittyvän suoramarkkinoinnin lähettämiseksi lainsäädännön sallimilla tavoilla.
• Metsästäjäliitto luovuttaa henkilötietoja myös Metsästäjäliiton yhteistyökumppaneille käsiteltäväksi markkinointitarkoituksiin. Yhteistyökumppanit voivat lähettää rekisteröidyille Metsästäjäliiton toimintaan ja jäsenyyteen liittyvää sähköistä ja perinteistä suoramarkkinointia.
• Vain niillä Metsästäjäliiton edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä tai asemansa hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.
• Rekisteröity voi itse vaikuttaa siihen, miten Metsästäjäliitto käsittelee henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.

1 REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Metsästäjäliitto - Finlands Jägarförbund r.y (Y-tunnus: 0202220-3)
PL 91
11101 Riihimäki

2 YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot:

suomenmetsastajaliitto.fi
0108410050

Petri Kuossari
petri.kuossarimetsastajaliitto.fi
050 343 5188

3 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Metsästäjäliitto käsittelee seuraavia henkilötietoja:

• Jäsenen perustiedot, jotka ovat välttämättömiä Metsästäjäliiton yhdistystoimintaan osallistumiseksi:
  • postiosoite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai kotiin)
  • kotimaa
  • puhelin- ja/tai matkapuhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • sukupuoli
  • syntymäaika
  • jäsenseura, jonka kautta henkilö on Metsästäjäliiton jäsen
  • jäsennumero
  • jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
• Tiedot jäsenen saamista etuuksista kuten Jahti-lehdestä ja Jahtimediassa
• Vastaukset mahdollisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin
• Jäsenen erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
• Tiedot jäsenen osallistumisesta Metsästäjäliiton tapahtumiin, kilpailuihin ja koulutuksiin
• Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
• Jäsenen suoramarkkinointikielto tai -suostumus
• Jäsenen tietojenluovutuskielto tai -suostumus
• Jäsenen vapaaehtoisesti ilmoittama metsästäjänumero

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Jäsenten henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

• Tapahtumien ja koulutusten järjestäminen
• Jäsenkortin toimittaminen
• Jäsenmaksujen käsittely
• Ansiomerkkien myöntäminen
• Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
• Yhteydenpito ja viestintä
• Markkinointi
• Metsästäjäliiton toiminnan yleinen kehitystyö
• Jäsenlehden toimittaminen
• Jäsenetujen ja muiden mahdollisten jäsenpalveluiden kuten vakuutusetujen tarjoaminen

5 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

5.1 Oikeutettu etu

Metsästäjäliiton oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietoja perustuu osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.

Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että Metsästäjäliitto käsittelee hänen henkilötietojaan Metsästäjäliiton toiminnan yhteydessä. Metsästäjäliitto on tehnyt intressipunninnan, jonka perusteella Metsästäjäliitto on todennut, että jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Metsästäjäliiton oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.

Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Metsästäjäliiton oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Metsästäjäliitto arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut. Jäsenen oikeuksista kerrotaan tarkemmin täällä.

5.2 Sopimus

Metsästäjäliitto käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen ilmoittautuu kilpailuun ja tekee Metsästäjäliiton kanssa sopimuksen hyväksymällä kilpailun ehdot.

5.3 Suostumus

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi, jos jäseneltä pyydetään suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva tai muita tietoja lisätään Metsästäjäliiton verkkosivuille. Lisäksi Metsästäjäliitto luovuttaa henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle ajoittain jäsenen suostumuksen perusteella.

6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietoja luovutetaan säännöllisesti yhteistyökumppaneille, jotka tarjoavat Metsästäjäliiton jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja polttoainealennuksen myöntäneelle huoltoasemaketjulle.

Metsästäjäliitto voi luovuttaa jäsenten henkilötietoja tuotemyynnin toteuttamiseksi, mikäli henkilö on tehnyt tuotetilauksen jäsenrekisterin tai siihen liittyvä jäsenen asiointipalvelun kautta.

Metsästäjäliitto voi luovuttaa jäsenten henkilötietoja luotettaville yhteistyökumppaneille metsästykseen ja muuhun Metsästäjäliiton toimintaan liittyviin markkinointitarkoituksiin. Lisäksi Metsästäjäliitto voi luovuttaa markkinointiluvan antaneen jäsenen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle Metsästäjäliiton toimintaan liittyviin sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

Muusta tietojen luovuttamisesta päättää Metsästäjäliiton hallitus tapauskohtaisesti. Metsästäjäliitto voi päättää esimerkiksi tietojen luovuttamisesta tutkimustarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun, kuten:

• IT-palveluiden toimittajille
• Jäsenlehden painotalolle lehtien postittamiseksi
• Jäsenkorttien painotalolle jäsenkorttien toimittamiseksi

7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle.

8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Metsästäjäliiton lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Metsästäjäliitto säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä. Tämänkin jälkeen Metsästäjäliitto säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jolloin tilikausi päättyi.

Metsästäjäliitto säilyttää tiettyjä jäsenten perustietoja (nimi, kotipaikka, jäsenyyden alku- ja päättymisvuosi ja kunniamerkit) pysyvästi Metsästäjäliiton historiikin laatimiseksi. Entinen jäsen voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa tällaisten tietojen käsittelyä perustellusta syystä.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN JÄSEN VOI VAIKUTTAA TIETOJEN KÄSITTELYYN?

Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä: suomenmetsastajaliitto.fi. Rekisteröity voi esittää pyynnön myös henkilökohtaisesti Metsästäjäliiton kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle.

Metsästäjäliitto voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada Metsästäjäliitolta vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, Metsästäjäliitto toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Metsästäjäliitto voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Metsästäjäliittoa oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla Metsästäjäliitolle lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.

Omia tietoja voi oikaista myös itse kirjautumalla jäsenrekisteriin omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jäsenrekisteriin pääsee kirjautumaan Suomen Metsästäjäliiton verkkosivujen kautta.

9.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Metsästäjäliitto poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• Metsästäjäliitto on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava Metsästäjäliittoon sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

9.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Metsästäjäliitto rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• Metsästäjäliitto käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
• Metsästäjäliitto ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö Metsästäjäliiton oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.

9.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada Metsästäjäliitolle toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

• käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

9.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

9.7 OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.

10 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.

11 MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU

Metsästäjäliitto kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, piirijärjestöiltä ja jäsenseuroilta.

Lisäksi henkilötietoja päivitetään Postin ilmoittamien osoitemuutosten perusteella.

12 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä Metsästäjäliiton edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Metsästäjäliiton käsittelemiin henkilötietoihin.