Laskutus

Laskutus

JÄSENMAKSUJEN LASKUTTAMINEN METSOREKISTERISSÄ

Näissä ohjevideoissa ja -teksteissä ohjeistamme jäsenmaksujen laskuttamisen MetsoRekisterissä. Jäsenmaksujen laskuttamiseen kuuluu kolme tärkeää vaihetta:

  1. Yhdistyksen tietojen ja jäsenluettelon tarkistaminen ennen laskuttamista
    • Tarkista yhdistyksen tiedot
    • Tarkista yhdistyksen jäsenlajit ja niiden hinnat
    • Tarkista yhdistyksen jäsenluettelon ajantasaisuus
  2. Laskuaineiston muodostaminen rekisterissä
  3. Laskujen lähettäminen myyntireskontrassa

Lisäksi lopussa on erillinen ohje Jäsenmaksun suoriteosasta ja etuuksista niille yhdistyksille, jotka jäsenmaksun suoriteosaa käyttävät.

 

Tarkista yhdistyksen tiedot ennen laskutusta

  1. Valitse vasemmalla olevasta harmaasta sivupalkista valinta Jäsenyhdistykset, ja siitä avautuvalla sivulla klikkaa yhdistyksesi nimeä. Näin pääset yhdistyksesi asiakaskortille.
  2. Kun Perustiedot-välilehti on valittuna, paina sinisestä painikkeesta Muokkaa. Täydennä yhdistyksesi tiedot avautuvalle lomakkeelle.
    • Tarkista että osoite, sähköposti ja puhelinnumero ovat ajan tasalla.
    • Tarkista myös että tilinumero kohdassa on seuran tilinumero ja BIC-koodi kohdassa on oikea BIC-koodi
    • Mikäli yhdistyksesi haluaa kuulua liiton maksuttomaan jäsenmaksupalveluun, on tärkeää, että yhdistyksen tiedoissa rekisterissä on ruksi kentässä ”Kuuluu jäsenmaksupalveluun”. Kenttä löytyy yhdistyksen perustiedoista MUUT-otsikon alta viimeisenä kohtana:

Jäsenmaksupalvelu

Kun kenttä ”Kuuluu jäsenmaksupalveluun” on ruksitettuna, muodostuu jäsenmaksulaskuille liiton tilinumero. Jäsenet maksavat siis jäsenmaksunsa liiton tilille. Jäsenmaksut tilitetään 100% seuralle takaisin vähintään 2 kertaa kuukaudessa.

  1. Poistu aina muutoksia tehtyäsi painamalla Tallenna.

 

 

Tarkista yhdistyksen jäsenlajit ja niiden hinnat ennen laskutusta

  1. Valitse yhdistyksen asiakaskortilta välilehti Jäsenlajit.
  2. Tarkista ensin, että välilehdeltä löytyvät kaikki yhdistyksen käytössä olevat jäsenlajit. Mikäli jokin jäsenlaji puuttuu, valitse JÄSENLAJIT-otsikkorivin oikeasta laidasta +-ruksi ja lisää uusi jäsenlaji hintoineen. Metsästäjäliitto on määritellyt jäsenlajivalikoiman, josta yhdistys voi ottaa käyttöön niin monta jäsenlajia kuin haluaa.
  3. Käy tarkistamassa jokaisen jäsenlajin hintatiedot valitsemalla jäsenlajin riviltä kynäkuvake:

 

Jäsenlajit

 

Jäsenlajin muokkaus

 

  • Tarkista, että jokaisella jäsenlajilla on oikea hinta kentässä Hinta*. Huomaa, että hinnan täytyy kattaa liiton, piirin ja yhdistyksen osuudet jäsenmaksusta.
  • Mikäli lisäät hinnan kenttään Suoriteosan hinta, laskutetaan se kaikilta jäseniltä, joilla on ko. jäsenlaji. Suoriteosaa voi vähentää laskutusvuotta edeltävänä vuonna suoritetuilla etuuksilla, esim. talkootöillä. Suoriteosan ja etuuksien käyttö on vapaaehtoista. Suoriteosan ja etuuksien käytöstä löydät erilliset ohjeet laskutusohjeiden lopusta.
  • Myös kenttä Liittymismaksu on vapaaehtoinen. Mikäli kentässä liittymismaksu on merkittynä summa, muodostuu tästä summasta laskurivi niiden uusien jäsenten jäsenmaksulaskuille, joiden jäsenyys on alkanut laskutusvuonna. Poikkeuksena jäsenet, joille on jäsenyystiedoissa merkitty ruksi kenttään ”Liittymismaksua ei laskuteta”.
  • Kenttä Kirjanpidontili on pakollinen, mutta mikäli ette tarvitse kenttää yhdistyksen sisäiseen käyttöön, voi kenttään kirjoittaa 0.
  • Mikäli laitat ruksin kohtaan Näytetään verkkolomakkeella, tulee kyseinen jäsenlaji mahdolliseksi valita yhdistyksen liittymislomakkeella verkossa.

 

 

Tarkista yhdistyksen jäsenluettelon ajantasaisuus ennen laskutusta

Ennen laskuttamista on tärkeää tarkistaa ja korjata yhdistyksen jäsenluettelo ajan tasalle, että kaikille lähtee oikeansuuruinen lasku.

  1. Valitse yhdistyksen asiakaskortilta painike Jäsenluettelo.
    Muokkaus
  2. Jäsenluettelosta näet mm. kuinka monella yhdistyksen jäsenistä löytyy rekisteristä puhelinnumero tai sähköpostiosoite.
  3. On tärkeää, että tarkistat, että kaikilla on oikea jäsenlaji.
    Jäsenlaji
  • Mikäli listalla on henkilö, jonka jäsenyys ei ole enää voimassa, käy päättämässä jäsenyys.
    • Siirry henkilön tietoihin rekisterissä ja valitse Jäsenyydet-välilehti. Paina kynä-kuvaketta. Lisää jäsenyyden tietoihin Päättymispäivä ja Erosyy. Poistu painamalla Tallenna. Henkilö ei tämän jälkeen enää löydy yhdistyksen jäsenluettelosta.

Jäsenydet

  • Mikäli listalla on henkilö, jonka jäsenlaji on väärä, käy päättämässä väärän jäsenlajin jäsenyys ja luomassa uusi jäsenyys tilalle
    • Toimi kuten edellä ohjeistettu jäsenyyden päättämisestä.
    • Lisää uusi jäsenyys henkilölle oikealla jäsenlajilla. Valitse henkilön tiedoissa Jäsenyydet-välilehdellä +-ruksi ja täytä Jäsenyyden lisäys -lomakkeella oikea jäsenlaji sekä jäsenyyden alkamispäivä. Poistu painamalla Tallenna. Tämän jälkeen henkilö löytyy oikealla jäsenlajilla yhdistyksen jäsenluettelosta.
  1. Huomaathan, että laskut muodostuvat automaattisesti tyypiltään sähköpostilaskuiksi kaikille jäsenille, joilla on rekisteriin tallennettuna sähköpostiosoite. Kuitenkin mikäli henkilöllä on perustiedoissa merkittynä jokin muu laskutustapa kentässä Laskutustapa, yliajaa tämä valinta sähköpostilaskun. 
  2. Halutessasi voit kuitenkin vielä ennen laskujen lähettämistä muuttaa myyntireskontrassa sähköpostilaskut paperilaskuiksi.
  3. Mikäli lähetät sähköpostilaskuja, olisi jäsenien sähköpostiosoitteiden hyvä olla ajan tasalla rekisterissä.
  4. Mikäli yhdistyksellänne on alaikäisiä jäseniä, liitto ja piiri pidättävät tai laskuttavat näistä jäsenistä osuutensa puoleen hintaan. Alaikäisyys edellyttää kuitenkin rekisteriin merkittyä syntymäaikaa.
  5. Kannattaa tarkistaa rekisteristä, että alaikäisillä jäsenillä on syntymäaika tallennettuna henkilön perustiedoissa. Mikäli syntymäaika puuttuu, oletetaan henkilö täysi-ikäiseksi jäsenlajista riippumatta.

 

 

Laskuaineiston muodostaminen rekisterissä

Näin muodostat laskuaineiston rekisterissä:

  1. Valitse vasemmalta olevasta harmaasta sivupalkista Laskutus ja sitten ”Siirry laskuttamaan seuran jäsenet”.

Laskutus

  1. Täytä avautuvalle lomakkeelle laskutusvuosi (vuosi, jonka jäsenyysmaksut haluat laskuttaa).
  2. Laskupäiväksi muodostuu päivä, jolloin laskuja luot. Voit merkitä laskupäivän myös tulevaisuuteen, mutta laskuilla näkyy nykyinen päivä kuitenkin kohdassa toimituspäivä.
  3. Eräpäivä on oletuksena 14 päivän päässä. Voit muuttaa eräpäivän.
  4. Viivästysmaksu-kenttään voit merkitä viivästysmaksun. Viivästymaksun tulee olla euromääräinen kokonaisluku. Tämä summa tulee automaattisesti mukaan eräpäivän jälkeen lähetttämillesi maksumuistutuslaskuille. Et voi lisätä viivästysmaksua maksumuistutuksille myöhemmin. Mikäli jätät tämän kentän tyhjäksi, mahdollisesti luomasi muistutukset muodostuvat samansuuruisina kuin nyt luomasi jäsenmaksulaskut. Niille ei siis siinä tapauksessa tulee erillistä viivästysmaksua.
  5. Asiakasnumero-kentän voit jättää tyhjäksi. Asiakasnumero-kenttään voi liittää yksittäisen henkilön asiakasnumeron, mikäli tarkoitus on laskuttaa vain tämän yhden henkilön jäsenyys.
  6. Viesti laskulle -kenttään voit kirjoittaa viestin, joka tulostuu kaikille laskuille. Tilaa viestille on 200 merkkiä. Mikäli tämä ei riitä, voit lisätä laskuille liitteen Hae-painikkeen painamisen jälkeen.
  7. Jäsenyhdistys-kentässä on oletuksena oma yhdistyksesi.
  8. Jäsenlajit-kentässä on oletuksena valittuna (siniseksi maalattuna) kaikki yhdistyksesi käytössä olevat jäsenlajit. Mikäli haluat, voit valita vain yhden tai muutaman jäsenlajin laskutukseen. Ethän unohda laskuttaa myöhemmin muitakin jäsenlajeja. Voit valita useampia vaihtoehtoja kentästä pitämällä ctrl-näppäimen pohjassa.
  9. Painettuasi sinistä nappia Hae selain heittää sinut sivun ylälaitaan, mutta rullaa sieltä takaisin alas. Hae-napin alle tulee näkyviin mahdollisuus lisätä laskuille pdf-muotoinen liitetiedosto. Kun tiedostonimi näkyy ruudulla, on liite lähdössä laskujen mukaan:

Liite tiedosto

  1. TARKISTA VIELÄ LASKUTETTAVAT JÄSENYYDET ja JÄSENYYKSIEN HINNAT LISTALTA ENNEN KUIN ETENET LUOMAAN LASKUJA. Laskut eivät ole vielä tässä vaiheessa siirtyneet mihinkään, joten voit hyvin vielä poistua laskutuksesta, jos huomaat laskutettavien listalla korjattavaa. Käy tekemässä muutokset rekisterissä ja aloita laskuaineiston luominen alusta.

Siirrä muodostamasi laskut myyntireskontraan lähettämistä varten

Mikäli laskujen tiedot näyttävät olevan oikein edellisessä kohdassa, voit siirtää laskut myyntireskontraan. Huomaathan, että siirrettyäsi laskut myyntireskontraan, et enää voi itse poistaa laskuja. Myyntireskontrassa voit kuitenkin vielä muokata yksittäisiä laskuja ja niiden laskurivejä.

  1. Seuraava vaihe on painaa Laskutettavat-taulukon rivillä oikeassa reunassa olevaa Luo laskut-painiketta. Tämän seurauksena laskut siirtyvät näkymään myyntireskontrassa Lähettämätön-tilassa. 

Luo laskut

Riippuen siitä, onko laskuilla mukana liitettä vai ei, järjestelmä kysyy:

  • Liite on nyt lähdössä mukaan luomaasi laskuaineistoon. Haluatko varmasti jatkaa?
    Liite tiedosto

 

  • Liitetiedostoa ei ole lisätty laskulle. Haluatko varmasti jatkaa?
    Liitetiedosto ei lisätty

Mikäli ilmoitus on oikein, valitse OK. Valitse Peruuta ja lisää liite, mikäli se puuttuu laskuilta.

Saat sivun ylälaitaan vihreäpohjaisen ilmoituksen. Ilmoituksessa olevasta linkistä pääset siirtymään myyntireskontraan lähettämään laskuja:

Lähetys

  1. Mikäli haluat, voit luoda laskut myös nollahintaisista jäsenyyksistä. Aloita laskuttaminen alusta ja täytettyäsi lomakkeen tiedot, saat laskuajoon nollahintaiset laskut. Siirtääksesi nollahintaiset laskut myyntireskontraan, paina taas leimasimen näköistä kuvaketta (”Luo nollahintaiset laskut”). Kuittaa ponnahdusikkuna painamalla OK.
    • Tarkistathan ensin, että nollahintaiset jäsenyydet ovat oikein. Nollahintaisiin laskuihin tulostuu sama viesti tai liite mukaan kuin euromääräisiin laskuihin.
    • Mikäli yhdistyksenne käytössä on jäsenmaksun suoriteosa ja jäsenen etuus kattaa suoriteosan kokonaisuudessaan, muodostuu myös suoriteosasta nollahintainen lasku. Näitä ei kannata siirtää myyntireskontraan. Tästä tarkemmin suoriteosaa ja etuuksia koskevassa ohjeessa.

 

Laskujen lähettäminen myyntireskontrassa

Siirry myyntireskontraan joko ohjeen edellisen vaiheen linkistä ”Siirry lähettämään laskut tästä linkistä” tai rekisterissä vasemmalla olevasta harmaasta sivupalkista kohdasta Myyntireskontra.

Tarkastele Lähettämätön-tilassa olevia laskuja myyntireskontrassa

  1. Hae myyntireskontrasta kaikki Lähettämätön -tilassa olevat laskut ruksittamalla Laskun tila alta Lähettämätön ja paina sinisestä painikkeesta Hae laskut.

Tila

  1. Saat sivun alareunaan laskut listana hakutuloksiksi.
  2. Jokaisen laskurivin oikeassa reunassa on Adobe PDF-kuvake, josta klikkaamalla näet miltä lasku näyttää.

PDF

  • Laskupohjasta näet myös tilinumeron, johon jäsenet jäsenmaksunsa maksavat. Saaja-kentässä on yhdistyksen nimi, mutta mikäli yhdistys kuuluu jäsenmaksupalveluun, on Saajan tilinumero -kentässä Suomen metsästäjäliiton tilinumero.

Laskupohja

  • Viivakoodilla maksaessa saaja-tieto jää tyhjäksi. Ei ole kuitenkaan merkitystä millä saaja-tiedolla jäsen maksunsa maksaa, kunhan tilinumero on se, joka on laskulle merkittynä.
  1. Laskuille mahdollisesti lisätyn liitteen näet laskun tietojen takaa. Klikkaa jonkin yksittäisen laskurivin laskunumeroa (sininen numerolinkki laskurivin alussa). Pääset sivulle, jossa on laskun tietoja. Sivun alareunassa on sinisiä painikkeita, joista viimeisessä lukee Avaa liite. Tästä painikkeesta näet laskun liitteen. Mikäli Avaa liite -painiketta ei löydy, ei laskuilla ole liitettä mukana.

Laskunumero

Liite

 

 

Lähdössä olevien laskujen toimitustavan muuttaminen sähköposti- tai paperilaskuksi


1. Kun Lähettämätön-tilassa olevat laskusi on haettuna myyntireskontrassa, näet "Laskun tyyppi"-sarakkeesta missä muodossa lasku on lähdössä jäsenelle.

2. Mikäli jäsenellä on rekisterin tiedoissa sähköpostiosoite, mutta ei valittuna muuta laskutustapaa, on lasku automaattisesti lähdössä sähköpostilaskuna. Mikäli kuitenkin haluat, voit muuttaa laskun toimitustavan paperilaskuksi.

tai

2. Mikäli jäsen on valinnut toimitustavaksi paperilaskun, vaikka hänellä on sähköpostiosoite jäsenrekisterin tiedoissa, voit ohittaa jäsenen valinnan muuttamalla laskun sähköpostilaskuksi. Sähköpostilaskut ovat yhdistykselle maksuton laskujen toimittamismuoto.

3. Jos haluat muuttaa sähköpostilaskut paperilaskuiksi, hae myyntireskontrasta laskut ehdoilla:
Laskun tyyppi - Sähköpostilasku
Laskun tila - Lähettämätön.
Paina "Hae laskut".

 

Laskutyyppi

4. Paina "Valitse kaikki", jolloin valinta näyttää kaikki hakutulokset.

Ruksitus

5. Paina alasvetovalikossa alaspäin olevaa nuolta ja valitse kohta "Vaihda laskutyyppi" ja paina "Valitse".

Laskutyyppi

 

6. Valitse avautuvalla sivulla kohta "Vaihda valittujen laskujen tyyppi paperilaskuksi" ja paina "Vaihda laskutyyppi".

Vaihto


7. Järjestelmä antaa sinulle ilmoituksen ”Laskutyyppi on vaihdettu”. Palaa takaisin myyntireskontran etusivulle. Kun haet kaikki Lähettämätön-tilassa olevat laskut, näet laskutyypin vaihtuneen paperilaskuksi. 

 

 

Muuta tarvittaessa yksittäisen laskun laskurivejä myyntireskontrassa

 

Myyntireskontrassa voit vielä muuttaa yksittäisen laskun summaa tai lisätä laskulle uusia laskurivejä. Huomaathan, että mikäli yhdistyksesi kuuluu jäsenmaksupalveluun, on jäsenmaksulaskuilla liiton tilinumero. Silloin jäsen maksaa jäsenmaksun lisäksi myös mahdolliset itse lisäämäsi maksut liitolle.

  1. Hae myyntireskontrasta kaikki Lähettämätön-tilassa olevat laskut.
  2. Klikkaa laskun tiedot auki laskunumerosta.

Laskunro

  1. Valitse avautuvalla sivulla Muokkaa.

Muokkaa

  1. Paina painiketta Lisää laskurivi. Huom! Mikäli rekisteri pyytää lisäämään Y-tunnuksen, käy lisäämässä samalla sivulla Y-tunnus Myyjän tiedoissa kenttään Y-tunnus. Mikäli et tiedä yhdistyksesi Y-tunnusta, löydät tunnuksen esimerkiksi osoitteesta www.ytj.fi. Kaikilla rekisteröidyillä yhdistyksillä on Y-tunnus. Paina tämän jälkeen Lisää laskurivi -painiketta uudestaan.

Laskurivi

  1. Lisää uudelle laskuriville tiedot tyhjiin kenttiin. Laita Tuote-kenttään laskutettavan tuotteen nimi, Määrä-kenttään kuinka monta kappaletta tuotetta laskulle tulee, Yksikkö-kenttään kpl ja Veroton à-hinta -kenttään laskutettavan tuotteen hinta.

Muista painaa lopuksi sivun alareunasta Tallenna.

  1. Kyseisen laskun loppusumma on nyt muuttunut, ja voit käydä vielä tarkastelemassa laskua PDF-kuvakkeesta.

PDF

Lasku

 

 

 

Lähetä laskut jäsenille valitsemalla joko Postnordin postituspalvelu tai laskujen tulostaminen itse

  1. Varmista, että sinulla on haettuna kaikki Lähettämätön -tilassa olevat laskut. Ruksita Valitse kaikki -ruksikenttä:

Valitse

  1. Lähetä laskut myyntireskontrassa valitsemalla alasvetovalikosta (jossa lukee ”Tee Excel-tiedosto”) valinta Siirry laskuttamaan. Paina sitten Valitse.

Laskuttamaan

  1. Seuraavalla sivulla voit valita kahdesta toimitusvaihtoehdosta:
    • Lähetä laskut Postnordin tulostuspalvelun kautta asiakkaille
    • Tulosta ja postita laskut käsin

Sähköpostilaskut lähtevät kumman tahansa valinnan kautta, kunhan viet valinnan loppuun asti. Sähköpostilaskut lähtevät, kun Postnordin valinnassa painaa Siirry maksamaan tai kun käsin tulostuksen valinnassa painaa Muodosta laskuaineisto. Sähköpostilaskut ovat maksuttomia ja muodostuvat nollahintaisina valitessasi Postnordin. Sähköpostilaskut eivät tule mukaan käsin tulostettavaan PDF-aineistoon.

Mikäli tulostat laskut käsin, ei myyntireskontraan viemäsi liite tule osaksi tulostettavaa PDF-aineistoa, vaan sinun täytyy erikseen tulostaa liitettä laskukuoriin mukaan. Liite on kuitenkin tallentunut myyntireskontraan laskuille, ja on sieltä myöhemmin tarkasteltavissa.

Mikäli valitset Postnordin postituspalvelun, tulee sinun varautua välittömästi maksamaan Postnordin tulostus- ja postituspalvelun kustannukset verkkopankissa. Postnordin hinnasto on seuraava:

Paperilaskujen tulostuspalvelu: 1,2 €/kpl, lisäsivut 0,1 €/sivu
Ulkomaan postitusmaksu: 0,5 €/lasku
Verkkolaskut: 0,6 €/lasku
Mobilepay-lasku: 0,5 €/lasku
Siirto: 0,5 €/lasku
Sähköpostilaskut: 0 €/viesti
Yllä oleviin hintoihin lisätään arvonlisävero, joka on 24 %

Laskutuslisä: Mikäli tulostuserän hinta jää alle 5 euron, veloitetaan lisäksi 1 euron laskutuslisä.

  1. Kun olet joko maksanut Postnordin postituskustannukset ja palannut myyntireskontraan, tai muodostanut käsin tulostettavan laskuaineiston, laskujen tila muuttuu myyntireskontrassa tilaan Avoin, eli odottaa suoritusta.
    • Mikäli olet lähettänyt myös nollahintaisia laskuja, näiden tilaksi muuttuu Hyväksytty, koska myyntireskontra ei odota näille laskuille suorituksia.
    • Kun avoimelle laskulle kirjautuu suoritus, muuttuu laskun tila muotoon Hyväksytty.

 

Kuitin tulostaminen Postnordin kautta lähetetyistä laskuista

Mikäli lähetit laskut Postnordin postituspalvelun kautta, voit tulostaa rekisteristä kuitin lähetyskustannuksista.

1. Siirry MetsoRekisterissä vasemman sivupalkin osioon Raportit.
2. Etsi kohta PAYTRAIL ja valitse sen alta Postnordin kautta lähetetyt laskut.
3. Valitse oma yhdistys. Voit valita aikavälin, jonka välillä laskut on lähetetty, tai painaa suoraan painiketta Hae.
4. Tulosta kuitti maksuriviltä löytyvästä "Lataa kuitti" -painikkeesta.

 

 

 

Jäsenmaksun suoriteosa ja etuudet


Mikäli yhdistyksenne käyttää jäsenmaksun suoriteosaa, voidaan rekisteriin merkitä jäsenille etuuksia, jotka vähentävät suoriteosan kokonaissummaa jäsenmaksujen laskutuksessa.

Suoriteosan hinnan määrittäminen yhdistyksen tiedoissa

  1. Siirry yhdistyksen asiakaskortille ja valitse välilehti Jäsenlajit. Tarkastele jäsenlajikohtaisia hintoja jäsenlajeittain ja lisää tarvittaessa jäsenlajille Suoriteosan hinta.
    • Kohta Hinta * on pakollinen. Hinnassa täytyy huomioida liiton, piirin ja yhdistyksen osuudet. Esimerkissä oleva 10 euron hinta ei ole riittävä kattamaan kaikkia kolmea osaa.
    • Mikäli kentässä Suoriteosan hinta on summa, eikä jäsenelle ole rekisteriin merkittynä suoriteosaa vähentäviä etuuksia, maksaa ko. jäsenlajin omaava jäsen jäsenmaksua Hinta * ja Suoriteosan hinta kenttiin merkittyjen hintojen summan. Tässä esimerkissä Ampujajäsenyyden hinta on 10 + 10 = 20 euroa.

Etuus

  • Kenttä Etuuksien maksimihinta on vapaaehtoinen. Mikäli kentässä ei ole mitään, voi jäsen vähentää etuuksia suorittamalla Suoriteosan hinnan kokonaisuudessaan. Mikäli Ampujajäsenen esimerkissä kentässä Etuuksien maksimihinta olisi esimerkiksi 5,00, tarkottaisi se, että jäsen voi vähentää suoriteosaa maksimissaan 5,00 euroon saakka. Siten kaikkia yli viiden euron suoritettuja etuuksia ei huomioida suoriteosan vähentämisessä. Esimerkissä Ampujajäsenen jäsenmaksu olisi aina vähintään 15,00 ja suoriteosasta siis 5 euroa jäisi aina yhdistykselle.
  • Muista poistua painamalla Tallenna.

Etuuksien määrittäminen MetsoRekisterissä

Ennen kuin voit lisätä etuuksia jäsenille, täytyy ne ensin perustaa rekisterin Ohjaustiedoissa.

  1. Valitse vasemmalta harmaasta sivupalkista kohta Ohjaustiedot.
  2. Valitse sitten Etuudet.

Etuudet

  1. Avautuvalla sivulla näet yhdistyksellesi jo perustetut etuudet ja niiden summat. Voit lisätä etuuden +-ruksista. Lisätessäsi etuutta anna etuudelle Nimi sekä arvo, eli minkä verran etuus vähentää suoriteosaa (Vähennettävä summa). Muista poistua painamalla Tallenna.

Etuudet

Etuuksien lisääminen jäsenille

Etuuksia voit lisätä yksittäisille jäsenille tai useille jäsenille kerrallaan.

  1. Valitse vasemmalta harmaasta sivupalkista Raportit.
  2. Valitse sitten Etuudet-otsikon alta Etuudet.

Etuuksien lisääminen

  1. Avautuvalla sivulla voit hakea henkilöitä heille merkittyjen etuuksien mukaan. Kun haluat lisätä etuuksia, kannattaa hakea kaikki jäsenet listalle. Varmista silloin, että Organisaatio-kentässä lukee yhdistyksesi nimi ja paina sitten painikkeesta Hae.

Etuudet

  1. Saat hakutuloksiin kaikki yhdistyksen jäsenet. Voit lisätä etuuksia jäsenille joko yksittäin painamalla jäsenen kohdata +-ruksista tai valitsemalla ruksittaen kaikki tai joitakin jäsenistä ja valitsemalla painikkeen Lisää uusi etuus valituille.

Valinta etuudet

  1. Avautuvalla lomakkeella voit merkitä uuden etuuden. Huom! Että etuus vähentää jäsenmaksun suoriteosaa, täytyy etuuden olla merkittynä laskutusvuotta edeltävälle vuodelle!  Esimerkiksi vuoden 2020 laskutuksessa vähentyvät vain vuodelle 2019 merkityt etuudet.
    • Voit merkitä samalla kertaa useamman määrän etuuksia merkitsemällä Kpl-kenttään suuremman luvun kuin 1. Tällöin etuus vähentyy useampikertaisena.
    • Poistu painamalla Lisää uusi etuus valituille. Tämä jälkeen näet listalta, että etuus on tullut kirjatuksi valittujen henkilöiden tietoihin.

Lisää uusi etuus

  • Tässä esimerkissä Ampuja Annelilla on kaksinkertaisena Kevättalkoot-etuus (vähennettävä summa 10 euroa) ja Ampuja Atella on yksi kappale kahden euron arvoista Metsätalkoot-etuutta.

Kevättalkoot

Suoriteosat jäsenmaksulaskutuksessa

Luodessasi jäsenmaksulaskuja suoriteosat tulevat näkyviin omina riveinään tarkastelunäkymään, josta viet laskut myyntireskontraan.

  1. Mikäli jäsenelle merkityt etuudet ovat nollanneet kokoanaisuudessa suoriteosan tai sille asetetun maksimihinnan, muodostuu suoriteosasta nollahintainen laskurivi. Näitä nollahintaisia ”laskuja” ei kannata siirtää myyntireskontraan eikä lähettää jäsenille.
  2. Esimerkkikuvista näet, että suoriteosa on vähentynyt yhdellä laskulla 5 euroa (jäänyt maksettavaa 5 euroa) ja toisella laskulla 2 euroa (jäänyt maksettavaa 8 euroa).

Jäsenmaksu etuuksien kanssa

  1. Myyntireskontrassa saman henkilön laskurivit muodostuvat yhdeksi laskuksi, eli jäsen saa yhden jäsenmaksulaskun, esimerkiksi 18 euroa (10 euroa jäsenmaksu + suoriteosa 8 euroa).

 

 

 

Laskutuksen nollaaminen

Tässä ohjeessa ohjeistamme kuinka voit itse nollata väärillä tiedoilla luodun laskutuksen MetsoRekisterissä.

Nollaaminen tarkoittaa sitä, että kaikilta jo laskutetuilta jäseniltä tyhjentyy laskutusvuosi-kenttä jäsenyystiedoista. Mikäli jäsenyystietojen laskutusvuosi-kentässä on vuosiluku, ei jäsenyys poimiudu laskuaineistoon jäsenmaksulaskuja luodessa. Et siis voi laskuttaa jäseniä uudestaan ennen kuin nollaus on tehty.

Nollaaminen ei ulotu myyntireskontraan. Aiemmin luodut laskut jäävät näkyviin myyntireskontraan luottotappio/mitätöity tai hyvitetty -tilaisina. Aloita laskujen nollaaminen muuttamalla ensin aiemmin tehtyjen laskujen tila myyntireskontrassa kuten tässä ohjeessa sinua neuvotaan.

Esimerkkinä Ampuja Antti

Antin jäsenyyttä ei voi vuodelta 2020 uudelleenlaskuttaa, koska laskutusvuosi-kentässä on vuosiluku 2020:
Jäsenyydet

Kun klikkaat jäsenyysrivin oikeasta laidasta kynäkuvaketta, näet laskutuksen tarkemmat tiedot:
Jäsenyys

  • Laskutuspvm-kentästä näet, milloin Antin jäsenyys on laskutettu.
  • Laskutusvuosi-kentän voit tyhjentää käsin, mikäli sinun tarvitsee laskuttaa vain tämä yksittäinen jäsen uudestaan. Tässä ohjeessa ohjeistamme usean jäsenen laskutusvuosi-kentän tyhjentämisen kerralla.
  • Liittymismaksu laskutettu -kentässä on kirjaus automaattisesti kaikilla jäsenillä, joille ei yhdistyksen jäsenlajitietojen mukaan kuuluisi lähteä laskutuksessa liittymismaksua. Liittymismaksu muodostuu jäsenmaksulaskulle mikäli:
    • Kyseisen jäsenen jäsenyys on alkanut laskutusvuonna JA jäsenen jäsenlajille on yhdistyksen tiedoissa merkitty liittymismaksua JA Liittymismaksu laskutettu -kenttä on jäsenen jäsenyystiedoissa tyhjä.
    • Mikäli edellä mainitut ehdot täyttyvät, mutta jäsenelle ei haluta lähettää laskua, jossa on liittymismaksu, voidaan ruksittaa jäsenen jäsenyystiedoissa kenttä ”Liittymismaksua ei laskuteta.”
    • Tekemällä laskutuksen nollauksen tyhjennät myös Liittymismaksu laskutettu -kentän niiltä jäseniltä, joille liittymismaksun kuuluu laskuajossa muodostua.

 

 

Laskujen hyvittäminen tai mitätöiminen myyntireskontrassa

Et voi poistaa myyntireskontrasta sinne muodostuneita laskuja, mutta voit hyvittää tai mitätöidä laskun.

  • Mikäli haluat laskuttaa hyvitetyn tai mitätöidyn laskun saaneen henkilön jäsenmaksun uudestaan, sinun täytyy tyhjentää häneltä rekisteristä jäsenyystiedoista Laskutusvuosi-kenttä. Katso tarkempi ohje Laskutuksen nollaaminen MetsoRekisterissä.

 

Aloita siirtymällä myyntireskontraan rekisterissä vasemman sivupalkin kohdasta Myyntireskontra. Hae laskut niiden tilan mukaan, ruksittamalla oikea kohta Laskun tila -osiosta. Voit hyvittää tai mitätöidä ainoastaan laskuja, joihin ei ole vielä tullut suorituksia.

  • Lähettämätön = lasku on luotu, mutta sitä ei ole vielä lähetetty
  • Avoin = lähetetty, mutta suoritusta ei ole tullut, eikä eräpäivä ole vielä kulunut
  • Erääntynyt = suoritusta ei ole tullut, ja eräpäivä on jo mennyt
    Laskun tilat
    Paina lopuksi Hae laskut.
    Hae laskut


Yksittäisten laskujen hyvittäminen

Hyvittää voit vain yhden laskun kerrallaan.

  1. Klikkaa laskunumeroa laskulistassa ja avautuvan sivun alalaidassa paina nappia Hyvitä.

    Laskunro

    Hyvitä

 

  1. Toiminto luo laskulle miinusmerkkisen hyvityslaskun, joka nollaa luodun laskun. Laskun tila muuttuu tilaan Hyvitetty.
  • Löydät laskun myyntireskontrasta tekemällä haun Laskun tila = Hyvitetty ja Hae laskut.
  • Hyvityslaskut löydät haulla Laskun tila = Hyvityslasku ja Hae laskut.

Laskujen massamitätöinti

Luottotappio / Mitätöity -tilaan voit muuttaa useita laskuja kerralla.

  1. Kun sinulla on haettuna listalle kaikki Lähettämätön-tilaiset laskut, valitse ensin laskut listalta joko yksittäin, tai ruksittamalla Valitse kaikki:
    Valitse kaikki

 

  1. Ota sitten alasvetovalikosta (jossa lukee ”Tee Excel-tiedosto”) kohta Vaihda laskutila ja paina nappia Valitse.
    Vaihda laskuntila

 

  1. Avautuvalla sivulla valitse Luottotappio / Mitätöity ja paina Vaihda laskun tila. Saat ilmoituksen: Laskun tila vaihdettu.
    Luottotappio/mitätöity

 

  1. Tämän jälkeen laskut löytyvät myyntireskontrasta hakemalla hakuehdolla Laskun tila = Luottotappio / Mitätöity.
    Luotuja laskuja et saa kokonaan poistettua myyntireskontrasta.

 

Tehdyn laskutuksen nollaaminen

Kun olet ensin hyvittänyt tai mitätöinyt aiemmin luomasi laskut myyntireskontrassa, voit siirtyä takaisin rekisteriin. Rekisterissä voit tehdä laskutuksen nollauksen, jonka jälkeen voit laskuttaa jäsenet uudestaan.

  1. Palaa rekisterin puolelle esimerkiksi myyntireskontran vasemman sivupalkin alimmasta painikkeesta Palaa takaisin.
    Palaa takaisin
  2. Valitse rekisterissä vasemmasta sivupalkista kohta Raportit. Avautuvalta sivulta valitse Jäsenyydet-kohdasta raportti Jäsenmaksut yhdistys.
    Raportit

 

  1. Jos olet laskuttanut jäsenyyden virheellisillä tiedoilla, ja haluat laskuttaa jäsenyyden uudelleen, tässä raportissa voit palauttaa jäsenyyden takaisin laskuttamattomaksi valitsemalla ensin jäsenen listalta, ja klikkaamalla tämän jälkeen Nollaa jäsenlaskun tila -painiketta. Virheellisesti luodut laskut tulee ensin joko hyvittää tai mitätöidä myyntireskontrasta.

 

Hae yhdistyksen jäsenmaksulaskut listalle. Valitse siniseksi oma Yhdistys, lisää Jäsenlaskun vuosi -kenttään vuosiluku (minkä vuoden laskuja haet) ja valitse Laskutila-kentästä haetko hyvitettyjä vai luottotappio / mitätöity -laskuja. Paina lopuksi Hae.
Seura

 

Sivun alalaitaan saat näkyviin kaikki hakuehtojen mukaiset laskut myyntireskontrasta. Näkyviin tulee myös Nollaa jäsenlaskutuksen tila -painike.

Nollaus


Valitse nollattavat

Valitse joko kaikki laskut listalta ruksittamalla Valitse kaikki, tai laskuja yksittäin ruksittamalla ne rivit, joiden saajilta haluat jäsenmaksun uudestaan laskuttaa. Paina tämän jälkeen Nollaa jäsenlaskutuksen tila -painiketta.

Rekisteri kysyy: Haluatko varmasti nollata jäsenlaskutuksen tilan? Paina OK.

Hyväksy

Saat sivun ylälaitaan kuittauksen: Nollaus onnistui!

Nollaus onnistui

Valitsemiltasi jäseniltä on nyt nollautunut jäsenyystiedoista laskutusvuosi-kenttä ja jäsenyydet poimiutuvat taas uuteen laskutusajoon.

 

Uusi laskutus

Nollattuasi jo laskutettujen jäsenten laskutusvuodet rekisteristä voit tehdä uuden laskutusajon. Muistathan ennen ajoa tarkistaa

  • yhdistyksen tiedot ja ruksin kohdassa ”Kuuluu jäsenmaksupalveluun”
  • jäsenlajien hinnat
  • jäsenluettelon
  • viestin ja/tai liitteen laskulle

Älä vie laskuja myyntireskontraan (”Luo laskut”-leimasin), jos huomaat Laskutus-toiminnossa laskuriveissä vielä virheitä. Käy ensin korjaamassa virheet rekisterissä.

Metsästäjäliiton verkkosivuilta löydät kattavat laskutusohjeet: https://metsastajaliitto.fi/laskutus

Voit myös ottaa yhteyttä Kehätiedon jäsenrekisterin asiakaspalveluun arkisin klo 8-16 välillä puh. 010 325 5959. Voimme tehdä sekä laskutuksen nollauksen että uuden laskutuksen yhdessä puhelimitse, jos se tuntuu helpommalta.

 

 

Suorituksen lisääminen laskulle

Suorituksen lisäämiseen laskuille on kolme tapaa:

  1. Yksittäisen suorituksen lisääminen myyntireskontraan ja kohdistaminen laskulle.
  2. Suoritusten massamerkitseminen.
  3. Suoritusten tuominen pankkitilin viiteaineistosta.


Näistä:

  1. Toimii sekä keskitettyyn laskutukseen kuuluvilla, että siihen kuulumattomilla yhdistyksillä.
  2. Toimii vain laskuille, joita ei ole laskutettu keskitetyn laskutuksen kautta.
  3. Toimii molemmilla, mutta on järkevää käyttää vain, jos yhdistys ei kuulu keskitettyyn laskutukseen.

Kahdessa ensimmäisessä tapauksessa suorituksen lisääminen vaatii myyntireskontrassa laskutuksen ohjaustietoihin lisätyn seuran tilinumeron. Kun tilinumero on lisätty, onnistuu suorituksen lisääminen laskulle.

 

Yksittäisen suorituksen lisääminen ja kohdistaminen

Tätä ohjetta seuraamalla saat merkittyä yksittäisen jäsenen jäsenmaksulaskulle suorituksen myyntireskontrassa ja MetsoRekisterissä.

1.    Siirry rekisterin vasemmasta sivupalkista osioon Myyntireskontra. Valitse seurasi nimi ja paina painiketta Siirry myyntireskontraan. 

2.    Myyntireskontrassa eli Kilta-laskutuksessa varmista ensin, että seuran ohjaustietoihin on tallennettuna seuran tilinumero. 

Siirry vasemmasta sivupalkista osioon laskutuksen ohjaustiedot.

Ohjaustiedot

 

3.    Laskutuksen ohjaustiedoissa klikkaa kohtaa suorituksen tilinumero.

Suorituksen tilinumero

 

4.    Mikäli täällä ei näy tallennettua tilinumeroa, sinun täytyy sellainen lisätä. Klikkaa Lisää-painiketta.Mikäli täällä ei näy tallennettua tilinumeroa, sinun täytyy sellainen lisätä. Klikkaa Lisää-painiketta.

tilinumero

 

5.    Syötä seurasi tilinumero, ja aseta lisättävälle tilinumerolle nimi esim. seuran nimi. Tämän jälkeen klikkaa Tallenna-painiketta.

Tilinumeron lisäys

 

6.    Siirry sitten myyntireskontran sivupalkista osioon Suoritukset. Sivun oikeasta alalaidasta löydät alasvetovalikon, jossa lukee ”Tee Excel-tiedosto”. Valitse tämän valikon alta kohta ”Luo uusi suoritus” ja paina sitten sinistä painiketta Valitse.
Suoritus

Luo uusi suoritus

 

7.    Avautuvalla lomakkeella täytä jäsenen suorituksen tiedot ja paina sitten Tallenna. Myyntireskontran ohjaustietoihin lisäämäsi tilinumero tulee valittavaksi kenttään Tilinumero.
Luo uusi suoritus

 

8.    Nyt olet lisännyt suorituksen rekisteriin, mutta sitä ei ole vielä kohdistettu oikealle laskulle. 
       Hae myyntireskontran Suoritukset-osiossa kohdistumattomat suoritukset. Laita ruksi hakuehtoon Kohdistumattomat ja paina painiketta Hae  suoritukset. 
Suorituslista

Kohdistumattomat

Listalle tulee äsken luomasi suoritus. Valitse kyseisen suoritusrivin oikeasta laidasta painike Kohdista.
Kohdista

9.    Avautuvalla sivulla etsi lasku, jolle haluat myyntireskontraan lisäämäsi suorituksen kohdistaa. Kohdista laskulle -lomakkeella voit hakea oikeaa laskua esimerkiksi jäsenen nimellä tai suoraan laskun viitenumerolla. Paina lopuksi painiketta Hae lasku.
Hae laskut

 

Saat hakutuloksiin hakuehtojesi mukaiset laskut. Voit kohdistaa suorituksia ainoastaan avoimille laskuille. Näet hakurivillä laskun tilan, laskupäiväyksen, asiakkaan nimen, laskun viitenumeron, laskutetun summan sekä laskulla avoimena olevan summan.

Kohdistettava summa -sarakkeessa tulee olla sama summa, jonka jäsen on yhdistykselle maksanut.

Kun löydät oikean laskun, jolle suoritus tulee kohdistaa, paina oikeasta laidasta painiketta Kohdista.

Laskut


 

10.    Nyt suoritus on kohdistunut laskulle. Laskun tila muuttuu tilaan Hyväksytty. Tila päivittyy myös MetsoRekisteriin sekä OmaMetsoon jäsenen laskutietoihin.

 

Suoritusten massamerkitseminen

Kun tilinumero on lisätty, voivat keskitetyn laskutuksen ulkopuolella olevat yhdistykset halutessaan lisätä suorituksia massana avoimena oleville laskuille.

  1. Siirry myyntireskontraan ja hae avoimet (tai erääntyneet) laskut.
  2. Ruksita hakutuloksista laskut, joille haluat lisätä suoritukset. Valitse alasvetovalikosta (”Tee Excel-tiedosto”) kohta ”Lisää suoritukset”. Paina sitten Valitse-painiketta.
    Suorituksen lisääminen massana

     
  3. Lisää suoritustiedot valituille laskuille seuraavalla sivulla. Lomakkeelle voit merkitä maksupäivän, kirjauspäivän ja valittuna täytyy olla tilinumero, jolle maksu on saapunut. Paina lopuksi Tallenna.
    Suorituksen luominen

     
  4. Laskujen tila muuttuu tilaan ”Hyväksytty”, eli niille on kirjattu suoritus.

 

 

Suoritusten tuominen pankin viiteaineistolla myyntireskontraan

 

Mikäli myyntireskontraan merkittäviä suorituksia on paljon, suosittelemme pankin viiteaineiston käyttämistä. Viiteaineistolla saat oikealla viitenumerolla maksetut suoritukset kirjattua myyntireskontraan hetkessä.

Huom. Mikäli yhdistys on laskuttanut laskut Suomen Metsästäjäliiton keskitetyn palvelun kautta, kirjaa liitto suoritukset myyntireskontraan yhdistyksen puolesta.

Viiteaineiston tuominen myyntireskontraan

 

  1. Pyydä pankistasi yhdistyksen tiliä koskeva KTL Ascii -viiteaineisto. Viiteaineisto on standardimuotoinen tekstitiedosto, joka sisältää kaikki tilille saapuneet suoritukset tietyllä aikavälillä.
    Viiteaineisto


    KTL-aineistossa suoritukset ovat listalla seuraavassa muodossa:
  • tietuetunnus (1 merkki)
  • tilinumero (14 merkkiä)
  • kirjauspäivä (6 merkkiä)
  • maksupäivä (6 merkkiä)
  • arkistointitunnus (16 merkkiä)
  • viite (20 merkkiä, täydentyy alkuun nollilla, jos lyhyempi)
  • maksajan nimilyhenne (12 merkkiä)
  • rahayksikön koodi (1 merkki)
  • nimen lähde (1 merkki)
  • rahamäärä (10 merkkiä, täydentyy alkuun nollilla, max. 8 kokonaislukua ja kaksi desimaalia)
  • oikaisutunnus (1 merkki)
  • välitystapa (1 merkki)
  • palautekoodi (1 merkki)

     
  1. Saatuasi pankilta viiteaineiston, kirjaudu MetsoRekisteriin, ja siirry siellä myyntireskontraan.

    Avaa myyntireskontrassa vasemmasta sivupalkista Suoritukset-osio ja siellä välilehti Viiteaineiston tuonti.

    Käytä sivulla olevaa tiedostohakua hakeaksesi viiteaineisto koneelta. Kun tiedostonimi näkyy ruudulla, paina painiketta Lataa tiedosto ja tuo suoritukset.

    Viiteaineiston haku

 

  1. Mikäli suoritukset on maksettu oikealla viitenumerolla, kohdistuvat suoritukset viiteaineistosta automaattisesti. Mikäli suorituksen summa vastaa laskutettua summaa, tai on yli sen (ylisuoritus), muuttuu laskujen tila tilaan hyväksytty.

    Saat latausnapin alapuolelle ilmoituksen, jossa kerrotaan, kuinka monta suoritusta viiteaineistosta voitiin suoraan kohdistaa laskuille, ja kuinka monta jäi kohdistumattomiin:

    Kohdistumattomat

 

Kohdistumattomien suoritusten kohdistaminen tai poistaminen

Mikäli viiteaineisto sisälsi puutteellisin tiedoin maksettuja suorituksia, jäävät suoritukset Suoritukset-osion kohdistumattomien listalle.

  • Mikäli myyntireskontraan siirtyy viiteaineistolta suorituksia, joiden ei kuulu olla myyntireskontrassa, voit tällaiset suoritukset poistaa kohdistumattomien suoritusten listalta.
  • Tunnistettavat myyntireskontran laskuille kuuluvat suoritukset voit kuitenkin käsin kohdistaa oikeille laskuille.

Näin kohdistat kohdistumattomat oikeille laskuille:
 

  1. Etsi kohdistumattomat suoritukset myyntireskontrasta. Siirry vasemmasta palkista Suoritukset-osioon, ruksita valituksi hakuehto Kohdistumattomat, ja paina sitten painiketta Hae Suoritukset.
    Hae kohdistumattomat


    Saat hakutuloksiin sivun alalaitaan listan laskuille kohdistumattomista suorituksista.

     
  2. Suoritusten kohdalla oikeassa laidassa on painikkeet: Tietoja, Kohdista, Palauta ja Poista.
    • Mikäli suoritus ei kuulu myyntireskontraan, voit poistaa suorituksen painamalla painiketta Poista.
    • Mikäli näet suorituksen, jonka tunnistat tietylle laskulle kuuluvaksi, voit painaa painiketta Kohdista.
      Kohdistus
       
  3. Etsi avautuvassa hakutoiminnossa lasku, jolle suorituksen haluat kohdistaa. Voit etsiä esimerkiksi lasku- tai viitenumerolla. Monessa tapauksessa asiakkaan nimellä hakeminen riittää tuottamaan hakutuloksia. Hakuehdon syötettyäsi paina painiketta Hae lasku.
    Hae laskut


     
  4. Saat hakuehtojasi vastaavat avoimet laskut tuloksiksi sivun alalaitaan. Valitse oikea lasku tuloksista, ja katso että laskulle kohdistettava summa on suorituksen mukainen. Paina sitten painiketta Kohdista.
    Kohdista
     
  5. Kyseessä olevan laskun tila muuttuu tilaan Hyväksytty, eli laskulle on kohdistunut suoritus. Suoritus häviää kohdistumattomien listalta.

 

Suoritusten ja tilitysten seuranta

Kun yhdistys on laskuttanut jäsenmaksut, jää tehtäväksi seurata saapuvia suorituksia ennen mahdollisten maksumuistutusten lähettämistä.

  • Mikäli yhdistys kuuluu jäsenmaksupalveluun, kirjaa Suomen Metsästäjäliitto liiton tilille saapuneet suoritukset myyntireskontraan yhdistyksen puolesta. Mikäli yksittäisiä jäsenmaksuja saapuu yhdistyksen tilille, voi yhdistys kirjata suoritukset myyntireskontraan itse.
  • Mikäli yhdistys ei kuulu jäsenmaksupalveluun, kirjaa yhdistys saapuneet suoritukset itse myyntireskontraan. Katso erillinen ohje suoritusten kirjaamisesta.

Yhdistys voi tarkkailla saapuneita suorituksia paitsi myyntireskontrassa, myös rekisterissä Raportit-toiminnossa raportilla Jäsenmaksut yhdistys.
Liiton yhdistykselle tilittämiä jäsenmaksuja voi seurata Yhdistyksen tilitysraportilla.

 

Suoritusten tarkkailu rekisterissä Jäsenmaksut yhdistys -raportilla

MetsoRekisterissä jäsenlaskut ja niille kohdistuneet suoritukset voi hakea kätevästi listalle Jäsenmaksut yhdistys -raportilla.

  1. Mene rekisterin vasemmassa sivupalkissa osioon Raportit. Valitse Jäsenyydet-otsikon alta raportti Jäsenmaksut yhdistys.
    Raportit
    Jäsenyhdistykset

 

  1. Valitse yhdistyksen nimi aktiiviseksi ja kirjoita jäsenlaskun vuosi -kenttään minkä vuoden jäsenmaksulaskuja haluat tarkastella. Valitse Laskutila-valikosta hakuehdoksi ainakin Hyväksytty-tilaiset laskut. Hyväksytty-tilaisille laskuille suoritus on kirjautunut kokonaisuudessaan.

    Mikäli haluat valita useamman kohdan Laskutila-valikosta, pidä ctrl-näppäin pohjassa tehdessäsi valintoja.

 

  • Avoin-tilaisten laskujen eräpäivä ei ole vielä umpeutunut ja lasku odottaa suoritusta.
  • Erääntynyt-tilaisten laskujen eräpäivä on umpeutunut, eikä laskulle ole kirjautunut kokosuoritusta.

    Paina lopuksi Hae-nappia.
    Hae
  1. Tuloksista näet laskutiedot, maksetun summan ja viimeisimmän maksupäivän.
    Hyväksytty
    Ei tilitetty
     
  2. Alareunan erittelystä näet myös minkä verran suorituksia on saapunut minäkin maksupäivänä.

    Mikäli yhdistys kuuluu jäsenmaksupalveluun, voi Metsästäjäliiton yhdistykselle tilittämiä suorituksia tarkastella Yhdistyksen tilitysraportilla. Löydät tilitysraportin ohjeen tämän ohjesivun lopusta.

 

Kirjattujen suoritusten seuranta myyntireskontrassa

Myyntireskontrassa suorituksia voi tarkkailla joko hakemalla kaikki Hyväksytty-tilaiset laskut tai katsomalla Suoritukset osiota.

  1. Hyväksytty-tilaisten laskujen hakeminen myyntireskontrasta

    Siirry myyntireskontraan ja hae hakuehdoilla Laskun tila = Hyväksytty ja paina sinistä painiketta Hae laskut.
    Hyväksytty laskut
    Hae laskut
    Hyväksytty-tilaisissa laskuissa näkyvät:
  • laskut, joihin on saapunut kokosuoritus (osasuorituksen saaneet laskut jäävät Avoin-tilaan kunnes eräpäivä on mennyt ja ne siirtyvät Erääntynyt-tilaan)
  • nollahintaiset laskut, joihin myyntireskontra ei edes odottanut suoritusta
  • miinusmerkkiset hyvityslaskut, joilla on nollattu vastaava toinen lasku

    Jos haluat nähdä yksittäisen laskun suorituspäivämäärän, klikkaa laskunumeroa ja rullaa sivun alalaitaan, jossa näet suorituksen maksu- ja kirjauspäivämäärät.

Laskut

Suoritukset

 

  1. Suoritukset-osion selaaminen myyntireskontrassa
    Myyntireskontrassa voit selata myös suoritukset-osiota, josta voit hakea saapuneita suorituksia eri hakuehdoilla. Suoritukset-osion löydät myyntireskontran vihreästä sivupalkista.
    Suoritukset

    Saapuneiden suoritusten listalta näet maksu- ja kirjauspäivämäärän, viitenumeron, tilinumeron jolle suoritus on maksettu, maksajan nimen ja summan.
    Kohdista-linkki näkyy sellaisten suoritusten osalta, jotka on viety käsin myyntireskontraan, eikä suoritusta ole vielä kohdistettu laskulle.
    Kohdista

 

Yhdistyksen tilitysraportti

Jäsenmaksupalveluun kuuluville yhdistyksille MetsoRekisterin Raportit-osiosta löytyvä Yhdistyksen tilitysraportti on hyvä väline seurata Metsästäjäliiton yhdistykselle tekemiä jäsenmaksutilityksiä.

 

  1. Valitse rekisterin vasemmasta sivupalkista Raportit. Valitse Tilitykset-otsikon alta Yhdistyksen tilitysraportti.
    Raportit Yhdistysken raportit
     
  2. Valitse yhdistyksen nimi aktiiviseksi ja merkitse Jäsenlaskun vuosi -kenttään minkä vuoden tilityksiä haluat tarkastella. Paina Hae.
    Yhdistyksen tilitysraportti

 

  1. Saat tuloksiin listan, jossa näet kunkin jäsenmaksulaskun, jonka suoritus on liiton toimesta jo tilitetty yhdistykselle. Jokaisen laskurivin viimeisessä sarakkeessa näet suorituksen tilityspäiväyksen.
    Tilitykset

 

  1. Sivun alareunasta löydät myös tilityskertojen yhteenvedon. Yhteenvedosta näet yhdistyksen laskutuskerrat sekä tilityspäivät.

    Tässä esimerkissä yhdistys on laskuttanut 2.4.2020 laskuja 2 040 euron edestä. Liitto on tilittänyt saapuneita suorituksia kolmeen eri otteeseen yhdistykselle: 29.4., 12.5. sekä 15.5.2020.
    Tilitykset seuralle

 

Ylisuorituksen purkaminen ja palautuksen tekeminen 

Tässä ohjeessa neuvotaan, kuinka poistat laskulle kohdistetun ylisuorituksen, ja merkitset sen palautukseksi myyntireskontrassa. Varsinaisen rahan palautuksen jäsenelle voitte tehdä verkkopankissa yhdistyksen tililtä.

Huom! Pääset poistamaan ylisuorituksen laskulta vasta sen jälkeen, kun liitto on tilittänyt (yli)suorituksen yhdistykselle. Liitto tekee tilityksiä noin kaksi kertaa kuukaudessa. Näet tilitetyt suoritukset laskuittain MetsoRekisterin osiosta Raportit raportilta Yhdistyksen tilitysraportti.

Tilitykset

1. Hae lasku myyntireskontrasta. Paina laskunumeroa rivin vasemmassa reunassa. 

2. Löydät laskulle kohdistetun suorituksen avautuvan sivun alareunassa. Valitse Suoritukset-osiossa Poista. (Painike tulee näkyviin sen jälkeen, kun suoritus on tilitetty yhdistyksen tilille.) 

Tässä esimerkissä Ampuja Antti on tehnyt 20,00 euron suorituksen, vaikka hänen olisi kuulunut maksaa 10,00 euroa. 

Esimerkki
Kopioi tässä vaiheessa laskun viitenumero muistiin. Tarvitset sitä, mikäli sinun tarvitsee kohdistaa osa summasta takaisin laskulle. 

3. Siirry vasemmasta sivupalkista myyntireskontran Suoritukset-osioon. Ruksita Kohdistumattomat ja paina painiketta Hae suoritukset. 
Suoritukset Kohdistumattomat

4. Juuri laskulta poistamasi suoritus, jota ei juuri nyt ole kohdistettuna laskulle, löytyy listalta. Valitse suoritusrivin päästä painike Kohdista
Kohdista

5. Etsi lasku esim. lasku- tai viitenumerolla (painike: Hae lasku). Kohdista laskulle oikea määrä suoritusta (eli se määrä, joka jäsenen olisi kuulunut alun perin maksaa). Merkitse summa Kohdistettava summa -kenttään ja paina lopuksi painiketta Kohdista.
Etsi lasku

6. Kohdistettuasi oikean summan laskulle, jää loput suorituksesta kohdistumattomien suoritusten listalle. Sieltä voit merkitä lopun suorituksesta palautetuksi. Varsinainen palautus tulee tehdä verkkopankissa yhdistyksen tililtä. Merkitsemällä palautuksen myyntireskontraan säilytät tiedon palautuksesta myös rekisterin taloushallinnassa.

Palautuksen merkitseminen edellyttää, että myyntireskontrassa on Laskutuksen ohjaustiedot -osiossa tallennettuna Suorituksen tilinumero.

Mikäli yhdistyksen tilinumeroa ei ole vielä tallennettuna myyntireskontran ohjaustietoihin, siirry Suorituksen tilinumero -osioon ja lisää tilinumero painikkeesta Lisää
Tilinumero

Lisää tilinumero

7. Palaa takaisin myyntireskontran Suoritukset-osioon. Hae taas kohdistumattomat suoritukset (ohjeen kohta 3.). Valitse listan oikealta riviltä Palauta
Palauta

8. Merkitse palautuslomakkeella vähintään pakolliset tiedot: maksutilin tilinumero, maksutilin BIC-koodi ja summa. Myös palautuksen saajan BIC-koodi tai muu BIC-koodi sekä viitenumero tai viesti ovat pakollisia kenttiä. 
 

Yhdistyksen tilinumeron/tilinumeroiden täytyy olla tallennettuna myyntireskontrassa Laskutuksen ohjaustietoihin, että saat valinnan/valintoja lomakkeen kenttään Maksutilin tilinumero (ohjeen kohta 6.). 
Palautus

9. Palautus löytyy nyt Suoritukset-osion Palautuslista-välilehdeltä. 
Palautuslista
Varsinainen rahan palautus jäsenelle tapahtuu maksamalla suoritus jäsenen tilille yhdistyksen verkkopankissa. 

Ohjeen viimeinen kohta koskee ainoastaan tilannetta, jossa Antti Ampujalta oli laskutettu 20,00 euroa, vaikka olisi kuulunut laskuttaa vain 10,00 euroa. 

10. Kun laskulle on kohdistettu oikeansuuruinen suoritus, mutta laskutettu summa on suoritusta suurempi, tulee laskulta hyvittää avoimena oleva summa. 

Hae lasku myyntireskontrasta. Paina laskunumerosta.

Valitse avautuvan sivun alareunasta painike Hyvitä avoin summa. Tämä toiminto hyvittää nykyisen laskun ja luo uuden laskun suorituksen suuruisella summalla. Uusi lasku tulee samalla merkityksi suoritetuksi (hyväksytty-tila myyntireskontrassa). 
Hyvitä
Laskut

 

 

Laskujen uudelleenlähettäminen ja maksumuistutukset

 

Laskujen uudelleenlähettäminen


Voit lähettää Avoin-tilassa olevan laskun uudelleen myyntireskontrasta.

  • Tällä hetkellä Erääntynyt-tilaisia laskuja ei voi sellaisenaan lähettää uudelleen, vaan niistä tulee muodostaa maksumuistutus. Maksumuistutuksen lähettäminen ohjeistetaan omassa ohjeessaan.
  • Laskun uudelleenlähetyksestä ei tällä hetkellä kirjaudu tietoa muistiin myyntireskontraan, joten näistä kannattaa pitää kirjaa itsellä ylhäällä: milloin on uudelleenlähetetty ja missä muodossa.
     

Voit ennen laskujen uudelleen lähettämistä muuttaa laskun laskutyypin sähköpostilaskusta paperilaskuksi tai paperilaskusta sähköpostilaskuksi. Katso ohje täältä.

  • Mikäli lasku on ollut alun perin paperilasku ja sähköpostiosoite on sittemmin lisätty rekisteriin, se on päivittynyt rekisteristä myös myyntireskontraan laskun tietoihin.


Ohje laskujen uudelleen lähettämiseen:

  1. Siirry rekisterin vasemmasta palkista myyntireskontraan valitsemalla Myyntireskontra.
     
  2. Hae myyntireskontrasta kaikki Avoin-tilassa olevat laskut. Valitse hakuehdoksi Laskun tila -valikosta Avoin ja paina sitten painiketta Hae laskut.

    LaskutilaHae laskut
     
  3. Valitse laskurivin oikeasta laidasta ruksittamalla lasku/laskut, jotka haluat lähettää uudelleen. Valitse sitten alasvetovalikosta (jossa lukee ”Tee Excel-tiedosto”) valinta ”Lähetä valitut avoimet laskut asiakkaille uudelleen”. Paina lopuksi painiketta Valitse.

Lasku
 

  1. Seuraavalla sivulla valitse toimitustapa: Postnordin tulostuspalvelu tai laskujen tulostus ja postitus itse käsin.

    Sähköpostilaskut lähtevät kummalla tahansa lähetystavalla. Sähköpostilaskujen lähettämisestä ei aiheudu kustannuksia. Tehtyäsi valinnan paina painiketta Jatka.

    Sähköpostilasku

 

  1. Valitessasi Postnordin saat avautuvalle sivulle kustannuserittelyn ja sinut ohjataan verkkopankkiin maksamaan lähetys.
     
    • Painaessasi Siirry maksamaan -painiketta maksuttomat sähköpostilaskut lähtevät.
    • Alkuperäisessä laskutuksessa laskuille liitetty liite lähtee laskujen mukana.

 

Valitessasi käsin postituksen, saat avautuvalle sivulle näkyviin painikkeen Muodosta laskuaineistot.

  • Painaessasi Muodosta laskuaineistot -painiketta maksuttomat sähköpostilaskut lähtevät.
  • Paperilaskuista saat painikkeen alapuolelle näkyviin pdf-aineiston, josta voit laskut tulostaa uudelleen lähetettäviksi.
  • Alkuperäisessä laskutuksessa laskuille liitetty liite ei valitettavasti näy tulostettavassa laskuaineistossa. Liite sinun pitäisi erikseen tulostaa lähetettäviin laskuihin mukaan.

 

Maksumuistutusten ja -huomautusten lähettäminen


Kun laskun eräpäivä on kulunut, muuttuu suoritusta odottava lasku myyntireskontrassa tilaan Erääntynyt. Erääntyneistä laskuista voit muodostaa maksumuistutukset.

  • Maksumuistutusten tekeminen ei luo uutta laskua, vaan muuttaa alkuperäisen laskun tilan myyntireskontraan tilaan Maksumuistutus.
  • Alkuperäisillä laskuilla mukana ollut liite ei tule mukaan maksumuistutuslaskuille. Maksumuistutuksille ei voi lisätä uutta liitettä.
  • Et voi tällä hetkellä lisätä viivästysmaksua maksumuistutuksille maksumuistutuksien tekemisvaiheessa. Viivästysmaksu on mahdollista määritellä siinä vaiheessa, kun teet alkuperäistä laskutusta:

    Viivästysmaksu
     
    • Jos viivästysmaksu on määritelty alkuperäisen laskutuksen yhteydessä kentässä Viivästysmaksu, muodostuu maksu omaksi laskurivikseen maksumuistutuksia tehdessä.


Huom! Mikäli haluat lähettää maksumuistutuksia sähköpostilaskuina, varmistathan ennen muistutusten tekemistä, että mahdolliset muuttuneet sähköpostiosoitteet on päivitetty rekisteriin.

    • Rekisteriin päivitetyt sähköpostiosoitteet päivittyvät automaattisesti myös myyntireskontrassa oleville avoimille laskuille (laskun tila = avoin, erääntynyt, maksumuistutus tai maksuhuomautus).

Ohje maksumuistutusten lähettämiseen:

  1. Siirry rekisterin vasemmasta palkista myyntireskontraan valitsemalla Myyntireskontra.
  2. Hae myyntireskontrasta Erääntynyt-tilaiset laskut. Valitse hakuehdoksi Laskun tila -valikosta Erääntynyt ja paina sitten painiketta Hae laskut.

    Erääntyneet
  3. Saat erääntyneet laskut listalle sivun alalaitaan. Valitse kaikki laskut valitsemalla "Valitse kaikki".
    • Voit myös valita yhden tai useampia laskuista, mikäli et halua lähettää kaikille maksumuistutuksia.

      Valitse kaikki
       
  4. "Tee Excel-tiedosto"-toiminnolla alkavassa alasvetovalikossa on kohta "Tee maksumuistutukset". Tehtyäsi valinnat listalta valitse tämä valinta alasvetovalikkoon, ja paina sitten sinistä painiketta Valitse.

    Maksumuistutukset
     
  5. Avautuvalla sivulla voit valita millä tavalla maksumuistutukset lähetetään asiakkaille: Postnordin tulostuspalvelulla vai tulostamalla ja postittamalla laskut käsin.
    • Lähetä laskut Postnordin tulostuspalvelun kautta asiakkaille: myyntireskontra ohjaa sinut maksamaan paperilaskujen lähetyksen välittömästi verkkopankkiin
    • Tulosta ja postita laskut käsin: saat tulostettavan PDF-aineiston. Jää vastuullesi tulostaa ja postittaa laskut.
    • Sähköpostimuistutukset voit lähettää kumman tahansa valinnan kautta, mutta sinun täytyy tehdä seuraavalla sivulla tämän mahdollistava valinta (katso ohjeen seuraava kohta).
       
  6. Määrittele seuraavalla sivulla avoimena olevan summan vähimmäismäärä, muistutuksen eräpäivä sekä maksumuistutukseen tulostuva viesti

    Mikäli haluat lähettää muistutuksia sähköpostilla, sinun täytyy myös tehdä valinta kenttään ”Säilytä alkuperäinen laskun tyyppi maksumuistutuksen luonnissa.”

     

Muistutus

     Lasku tyyppi
 

    • Avoin summa vähintään: tässä kentässä voit määritellä mikä on valituilla laskuilla pienin avoinna oleva summa, josta haluat lähettää maksumuistutuksen. Jos laskulle on tullut osasuoritus, voi laskutettavaa olla jäljellä esimerkiksi 10,00 euroa.
      • Jos jätät ”Avoin summa vähintään” -kenttään 5,00 euroa tarkoittaa se sitä, että maksumuistutus lähtee kaikista valituista laskuista, joilla avointa suoritettavaa maksua on viisi euroa tai enemmän.
    • Muistutuksen eräpäivä: kenttään voit määritellä maksumuistusten eräpäivän
    • Maksumuistutuksen / -huomautuksen teksti: kenttään tulostuu oletusteksti. Voit muokata oletustekstiä tai lisätä omaa tekstiä. Teksti tulostuu laskupohjalle, mutta ei näy sähköpostilaskun viestiosiossa. Sähköpostilaskun saaja voi halutessaan klikata laskun pdf-tiedostona auki saapuneesta laskusta.
    • ”Säilytä alkuperäinen laskun tyyppi maksumuistutusten luonnissa”: ruksittamalla tämän valinnan voit lähettää alun perin sähköpostilaskuina lähteneistä laskuista myös maksumuistutukset sähköpostilaskuina.
      • Mikäli tässä kentässä ei ole ruksia, muodostuvat muistutukset paperilaskuina.
  1. Lähettämäsi maksumuistutukset löydät myyntireskontrasta hakuehdolla Laskun tila = Maksumuistutus. Näet sekä alkuperäisen laskun, että maksumuistutuksen latauskuvakkeet.

    Sähköposti lasku


    Maskumuistutus
     
  2. Maksumuistutus näkyy myös henkilön tiedoissa Laskut-välilehdellä MetsoRekisterissä:

    Maksumuistutus metsorekisteri

    ja jäsenelle OmaMetso-asiointipalvelussa osiossa Jäsenyys > Maksut:

    Maksumuistutus OmaMetso

 

Kun maksumuistutusten eräpäivä on kulunut, voit edelleen muodostaa maksuhuomautukset samalla tavalla rekisterissä. Tällöin maksumuistutuksen laskun tila muuttuu tilaan maksuhuomautus (=2. maksumuistutus).