Laskutus jäsenrekisterissä

Laskutukseen valmistautuminen

Ennen vuosilaskutuksen muodostamista tulee tarkistaa kolme keskeistä asiaa:

1. Seuran perustiedot

Avaa seuran organisaatiokortti ja varmista, että seuraavat tiedot ovat oikein:

• Seuran nimi ja osoitetiedot
• Laskutustiedot
• Pankkitilitiedot
• Y-tunnus
• Tieto siitä kuuluuko seura keskitetyn jäsenmaksupalvelun piiriin

Virheelliset tiedot voivat johtaa siihen, että laskuilla näkyy vääriä tietoja tai maksut eivät kohdistu oikein.

2. Hinnaston tarkistaminen

Avaa seuran hinnasto ja tarkista:

• jäsenlajien hinnat
• mahdolliset vapaajäsenet
• muut käytössä olevat jäsenluokat

Hinnastossa näkyy kaksi hintaa:

• Yksikköhinta on järjestelmän taustalla oleva perustuotteen hinta.
• Listahinta on seuran käyttämä varsinainen jäsenmaksu.

Laskutus perustuu seuran määrittämään listahintaan.

Mikäli tarvittava tuote puuttuu hinnastosta, sen voi lisätä hinnaston tuotteisiin ennen laskutusta.

3. Jäsenten laskutustietojen tarkistus

Avaa: Organisaatiokortti → Jäsenet ja luottamustoimet

Tarkista jäsenittäin:

• sähköpostiosoite
• laskun toimitustapa
• jäsenlaji
• mahdolliset alennukset
• että jäsen on aktiivinen

Samalla näet myös tiedon viimeksi muodostetusta jäsenlaskusta.

Uusien jäsenten laskutus

Vuosilaskutuksen voi käynnistää useamman kerran vuoden aikana. Järjestelmä tunnistaa automaattisesti ketkä jäsenet on jo laskutettu ja ketkä ovat uusia jäseniä. Jo laskutetuille jäsenille ei muodostu uutta vuosilaskua samalle vuodelle.

Jäsenkohtaiset alennukset

Jäsenmaksuun voidaan antaa alennuksia jäsenyyden kautta. Avaa jäsenen asiakaskortti rekisterissä ja valitse näkymän keskellä olevasta jäsenyyden koontirivistä Jäsenyys-painike.

Jäsenyys-näkymässä näet jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsenyyden alkamispäivämäärän sekä jäsenlajin.

Näkymän oikeasta työkalupalkista saa muokkaustilan käyttöön. Alennukseen voidaan määrittää:

• summa euroina
• selite laskulle
• alennuksen voimassaoloaika

Jos alennukselle määritetään vuosi, alennus koskee vain kyseistä vuotta. Jos taas vuosi jätetään tyhjäksi, alennus toistuu automaattisesti joka vuosi.

Seuran ja piirien vuosilaskutuksen ohje

Ohjevideot

Vuosilaskutuksen muodostaminen

Vaihe 1: Käynnistä vuosilaskutus
Seuran organisaatiokortilta valitse: Muodosta vuosilaskutus
Järjestelmä avaa vuosilaskutuksen perustiedot.

Vaihe 2: Määritä laskutuksen asetukset
Vuosilaskutuksen yhteydessä voidaan määrittää:

• PDF-liite: Laskulle voidaan liittää PDF-tiedosto, joka toimitetaan jäsenelle laskun mukana. Esimerkiksi: jäsenkirje, vuosikokouskutsu, tiedote jne.
• Paperilaskutuslisä: Paperilaskuille voidaan määrittää lisämaksu. Tämä lisätään automaattisesti niille jäsenille, joiden laskun toimitustavaksi on määritelty paperilasku. 
• Maksuehto: Oletusmaksuehto on 14 päivää, mutta sitä voidaan muuttaa tarpeen mukaan.

Vaihe 3: Laske hintayhteenveto
Valitse: Laske hintayhteenveto. Tämän jälkeen järjestelmä näyttää:

• laskutettavien jäsenten määrän
• sähköpostilaskujen määrän
• paperilaskujen määrän
• verkkolaskujen määrän
• mahdolliset lähetyskustannukset

Sähköpostilaskujen lähettäminen on maksutonta. Esimerkiksi verkkolaskun (e-lasku) kustannus on 0,46 € + alv / lasku.

Vaihe 4: Luo laskut
Valitse: Luo laskut
Järjestelmä muodostaa laskut, mutta niitä ei vielä lähetetä jäsenille.

Laskujen tarkastaminen ennen lähetystä

Kun laskut on luotu:

1. Avaa vuosilaskutuksen Laskut-välilehti.
2. Tarkista laskut yksitellen.
3. Tarvittaessa avaa lasku ja tee muutokset.

Voit esimerkiksi:

• korjata jäsenmaksun määrää
• vaihtaa tuotetta
• lisätä tai poistaa rivejä
• tehdä yksittäisiä hinnanmuutoksia

Kaikki muutokset kannattaa tehdä ennen laskujen lähettämistä.

Laskujen lähettäminen

Kun tarkistus on tehty → Valitse: Lähetä laskut

Tämän jälkeen:

• sähköpostilaskut siirtyvät lähetysjonoon
• laskut lähtevät järjestelmästä yleensä noin 10 minuutin sisällä
• laskujen tila päivittyy lähetetyiksi

Maksujen seuranta

Rekisterin Laskut-osion avulla voit seurata seuran laskutustilannetta ja hyödyntää suodattimia haluamiesi tietojen tarkasteluun. Suodattimien avulla voit esimerkiksi tarkastella:

• maksettuja laskuja
• avoimia laskuja
• erääntyneitä laskuja

Jos seura kuuluu keskitetyn maksupalvelun piiriin, Laskut-osiossa on lisäksi mahdollista seurata laskujen maksusuorituksia ja niihin liittyviä tilityksiä seuralle. Tyypillisesti rahat näkyvät seuran tilillä noin yhden pankkipäivän kuluessa varojenjakopäivästä. 

Voit tallentaa usein käyttämäsi suodattimet helposti myöhempää käyttöä varten.

• Merkitse suodatin sydän-kuvakkeella, jolloin se lisätään pikavalintoihin ja löytyy jatkossa nopeasti ilman, että suodatusta tarvitsee rakentaa uudelleen.
• Merkitse suodatin tähti-kuvakkeella, jos haluat sen avautuvan automaattisesti oletussuodattimena aina näkymän ensimmäisenä avautuessa.

Näin voit nopeuttaa rekisterin käyttöä ja siirtyä suoraan juuri sinulle tärkeimpiin näkymiin. Valitun suodattimen raportin voit viedä Excel-muotoon napsauttamalla näkymän XLS-kuvaketta. Tällöin raportti ladataan tiedostona omalle laitteellesi jatkokäsittelyä varten.

Lisäksi rekisterin etusivulta löytyy laskutuksen seuranta etusivun laskutusgraafeista. Näistä näkee nopeasti:

• avoimet laskut
• maksetut laskut
• hyvityslaskut

Graafeja klikkaamalla pääsee tarkastelemaan yksittäisiä laskuja.

Maksusuorituksen kirjaaminen käsin

Jos seura ei käytä keskitettyä jäsenmaksupalvelua:

1. Avaa lasku.
2. Valitse näkymän oikeasta laidasta Luo maksusuoritus.
3. Syötä tarvittaessa osasuoritus tai koko summa.
4. Tallenna.

Lasku muuttuu maksetuksi.

Laskujen uudelleen lähettäminen

Jos jäsen ei ole saanut laskua tai tarvitsee uuden kopion:

1. Avaa lasku.
2. Valitse näkymän oikeasta työkalupalkista Lähetä lasku uudelleen sähköpostilla.

Järjestelmä lähettää laskun uudelleen.

Jokaisen laskun takaa löytyy myös PDF-tiedosto: Tiedostot → Lasku PDF. Tiedosto voidaan:

• tallentaa koneelle
• tulostaa
• lähettää käsin jäsenelle
   

Metsästäjäliiton piirien laskutus

Metsästäjäliiton jäsenmaksut peritään suoraan seuroilta, ei yksittäisiltä jäseniltä. Liiton jäsenmaksu muodostuu jäsenkohtaisesta maksusta, joka kootaan seuran jäsenmäärän perusteella ja laskutetaan seuralta kokonaisuutena. Seura huomioi tämän osuuden omassa jäsenmaksulaskutuksessaan ja sisällyttää liiton jäsenmaksun osaksi jäseniltä perittävää vuosittaista jäsenmaksua. Näin jäsen maksaa jäsenmaksunsa omalle seuralleen, joka puolestaan tilittää liiton osuuden eteenpäin.

Tarkemmat tiedot jäsenmaksun muodostumisesta ja perinnästä löytyvät Metsästäjäliiton verkkosivuilta: Lisätietoa jäsenmaksupalvelusta

Seuraavassa osiossa käsitellään tarkemmin piirien laskutuskäytäntöä.