Uusi jäsenrekisteri, Jahtirekisteri, otettiin käyttöön 1.6., ja käyttöönotto sujui kokonaisuutena hyvin. Käyttöönotto herätti suurta kiinnostusta, ja heti ensimmäisestä päivästä lähtien palvelua on käytetty aktiivisesti. Liiton laajuus ja käyttäjämäärät huomioiden käyttöönotto on edennyt erittäin hallitusti.
Laskutustoiminnallisuudet otettiin käyttöön porrastetusti 4.6., ja saadun palautteen perusteella laskutus on seuroissa lähtenyt toimimaan pääosin suunnitellusti. Yksittäisiä huomioita ja korjaustarpeita on noussut esiin, mutta niitä on käsitelty ja korjattu nopeasti sitä mukaa, kun ne ovat tulleet liiton ICT-palveluiden tai järjestelmätoimittaja CRM-servicen tietoon.
Käyttöönoton aikana on ymmärrettävästi ollut myös kysymyksiä ja yksittäisiä haasteita. Esille tulleet tilanteet ovat liittyneet pääosin siihen, miten tieto on järjestelmässä näkynyt käyttäjille, ja näitä on korjattu tarkentamalla tietokannan viittauksia ja näkymiä. Korjaukset on tehty sitä mukaa, kun havaintoja on tullut. Rekisterin tietosisältöjen osalta ei ole havaittu datan eheyteen liittyviä ongelmia.
Kehitystyö jatkuu koko ajan
Kehitystyö on ollut ketterää, mikä on mahdollistanut joustavan etenemisen käyttöönoton aikana. Saadun palautteen perusteella järjestelmää on pystytty tarkentamaan nopeasti, ja suunta on selkeästi kohti valmista ja vakaata kokonaisuutta.
Haluamme kiittää kaikkia seuroja ja rekisterin käyttäjiä aktiivisuudesta sekä arvokkaasta palautteesta. Palautteella on ollut keskeinen rooli siinä, että mahdolliset puutteet ja kehityskohteet on tunnistettu ja ratkaistu nopeasti. Yhteistyö kentän kanssa on ollut käyttöönoton onnistumisen kannalta erittäin tärkeää.
Järjestelmän kehitys jatkuu edelleen aktiivisesti käyttökokemusten ja palautteen perusteella. Tavoitteena on varmistaa sujuva, selkeä ja luotettava arjen käyttö kaikille käyttäjille.
Jäsenrekisterin tukipalvelut
Järjestelmätoimittajan tuki on tällä hetkellä ajoittain ruuhkautunut, koska käyttöönottoon liittyviä kysymyksiä ja selvityksiä on paljon. Tämän vuoksi vastausajat voivat paikoin venyä. Moniin yleisimpiin kysymyksiin löytyy kuitenkin jo valmiit ohjeet ja opastusvideot liiton verkkosivuilta:
https://metsastajaliitto.fi/seuroille/neuvontaa-ja-vastauksia/jahtirekisterin-ohjeet
Ohjeita päivitetään jatkuvasti käyttöönoton edetessä.
Seuraava järjestelmän seuratason koulutus järjestetään alkusyksystä, kun kesätauon jälkeen käyttäjät aktivoituvat jälleen rekisterin käyttöön ja järjestelmän yksityiskohtia on viimeistelty pidemmälle.
Piirien koulutus
Metsästäjäliitto järjestää piireille suunnatun verkkokoulutuksen uuden jäsenrekisterin käytöstä tiistaina 16.6. klo 17–18.
Koulutus on suunnattu erityisesti piirien toiminnanjohtajille ja muille rekisterin käytöstä vastaaville henkilöille, mutta mukaan voivat osallistua kaikki aiheesta kiinnostuneet. Tilaisuus nauhoitetaan, ja tallenne toimitetaan ilmoittautuneille.
Koulutuksessa käydään läpi piiritason keskeisiä toimintoja, kuten jäsenhallintaa, laskutusta, raportointia, jäsenmäärien seurantaa sekä käyttöoikeuksien hallintaa.
Koulutus järjestetään tässä vaiheessa tarkoituksella muutama viikko käyttöönoton jälkeen. Alkutilanteessa esiin nousseita kysymyksiä ja tarkennustarpeita on ehditty käydä läpi ja korjata, minkä ansiosta koulutuksessa voidaan keskittyä järjestelmän sujuvaan ja luotettavaan arjen käyttöön.
Pääset ilmoittautumaan mukaan koulutukseen tästä linkistä.
Rekisterin tunnusten tilaaminen
Käyttäjätunnusten hallinta tapahtuu keskitetysti Jahtirekisterin kautta. Käyttäjätunnukset tilataan jatkossa piirin kautta, eikä niitä luoda suoraan seurassa. Seura toimittaa pyynnön piiriin, piiri tekee tilauksen rekisterissä piirin jäsenkortin kautta ja liitto luo tunnukset.
Huomioithan, että jokaiselle käyttäjälle tulee tehdä oma palvelupyyntö. Samalla pyynnöllä ei voi luoda useampia tunnuksia.
Tunnusten tilaamiseen ja hallintaan liittyvät ohjeet löytyvät liiton verkkosivuilta:
https://metsastajaliitto.fi/kayttajatunnusten-hallinta
Muistutuksena, että jatkossa yhdellä käyttäjätunnuksella voidaan ylläpitää vain yhden seuran tietoja. Tämä toimintamalli perustuu tietoturvan, tietosuojan ja vastuunhallinnan vaatimuksiin. Kun jäsenrekisteri rinnastetaan aserekisteriin, vaatimustaso nousee erittäin korkeaksi. Tavoitteena on varmistaa, että:
· kaikki järjestelmässä tehtävät toimenpiteet ovat selkeästi jäljitettävissä
· pääsy tietoihin on rajattua ja hallittua
· vastuut ovat yksiselitteisiä
Kun käyttöoikeudet sidotaan yhteen organisaatioon, voidaan varmistaa, että kaikki muutokset rekisterissä kohdistuvat selkeästi oikeaan tahoon. Tämä parantaa lokituksen luotettavuutta, tukee tietosuojan toteutumista ja rajaa mahdollisten virheiden tai väärinkäytösten vaikutuksia.
Käytännössä merkittävin riski ei liity teknisiin murtotilanteisiin, vaan inhimillisiin virheisiin. Tämän vuoksi on tärkeää, että käyttöoikeudet ovat selkeästi rajattuja ja hallittuja.
Tunnukset aktivoituvat viiveellä, sillä ne luodaan tietoturvasyistä kootusti yöaikaisessa järjestelmäajossa.
