Käyttäjätunnusten luominen ja hallinta
Uudessa rekisterissä käyttäjätunnusten luominen perustuu keskitettyyn ja valvottuun prosessiin, joka parantaa tietoturvaa ja varmistaa, että käyttöoikeudet myönnetään vain niille henkilöille, joilla on siihen oikeus.
Tunnusten tilaaminen
Käyttäjätunnuksia ei luoda suoraan seuran toimesta, vaan tilaus tehdään piirin kautta.
Prosessi etenee seuraavasti:
- Seura toimittaa pyynnön käyttäjätunnusten luomisesta omalle piirilleen
- Piiri tekee tunnustilauksen liitolle rekisterin kautta oman piirin asiakaskortin kautta
- Liitto käsittelee pyynnön ja luo tunnukset käyttäjälle
Tunnusten käsittely on keskitetty liitolle, mikä varmistaa yhtenäisen toimintamallin kaikille toimijoille.
Vahvistus tunnusten luonnille
Ennen tunnusten tilaamista seuran tulee pystyä vahvistamaan pyyntö virallisella dokumentilla.
Hyväksyttäviä dokumentteja ovat esimerkiksi:
- allekirjoitettu pöytäkirja
- muu virallinen päätös tai valtuutus
Dokumentista tulee toimittaa kopio piirille ennen tunnustilauksen tekemistä. Tämä varmistus on keskeinen osa tietoturvaa ja estää asiattomien käyttöoikeuksien myöntämisen.
Tunnusten toimitus ja käyttöönotto
Kun liitto on käsitellyt tunnuspyynnön:
- käyttäjälle luodaan käyttöoikeudet
- käyttäjä saa tiedon tunnusten aktivoinnista
Tämän jälkeen käyttäjä voi kirjautua rekisteriin ja käyttää seuran tietoja sille myönnetyillä oikeuksilla.
Miksi tämä toimintamalli?
Prosessi parantaa tietoturvaa usealla tavalla:
- tunnusten luominen on keskitetty ja valvottu
- käyttöoikeudet perustuvat aina dokumentoituun päätökseen
- toimintamalli on yhtenäinen kaikille seuroille
Näin varmistetaan, että rekisteriin pääsy on vain niillä henkilöillä, joilla siihen on todellinen tarve.
Useamman käyttäjätunnuksen hallinta
Jäsenrekisterissä jokainen käyttäjätunnus on sidottu yhteen seuraan ja yhteen sähköpostiosoitteeseen.
Tämä tarkoittaa, että:
- yhdellä sähköpostiosoitteella voi hallita vain yhden seuran tietoja
- samaa sähköpostiosoitetta ei voida käyttää useamman seuran käyttäjätunnuksena
Jos henkilöllä on luottamustehtäviä useammassa liiton jäsenseurassa ja tehtävät edellyttävät rekisterin käyttöä:
- jokaiselle seuralle tulee luoda erillinen käyttäjätunnus
- jokainen tunnus vaatii oman, erillisen sähköpostiosoitteen
Käytännössä tämä tarkoittaa, että käyttäjällä voi olla useita käyttäjätunnuksia ja niitä vastaavia sähköpostiosoitteita eri seurojen käyttöä varten.
Toimintamalli on suunniteltu tukemaan selkeyttä ja tietoturvaa:
- tunnukset ja käyttöoikeudet kohdistuvat selkeästi yhteen seuraan
- lokitiedot (käyttö ja muutokset) voidaan yhdistää yksiselitteisesti oikeaan toimijaan
- hallinta ja valvonta ovat yksinkertaisempia kaikilla tasoilla
Ratkaisu varmistaa, että on aina selkeästi tiedossa, kenellä on pääsy kunkin seuran tietoihin rekisterissä.
