Tietojen ylläpito

Jäsenhakemusten vastaanottaminen

Missä jäsenhakemuslomake sijaitsee?

• Kirjaudu Jahtirekisteriin.
• Valitse Jäsentoiminnot → Kyselyt.
• Avaa kysely"Jäsenhakemus seuraan".

Jokaiselle seuralle on luotu valmiiksi jäsenhakemuslomake. Jos lomaketta ei löydy, seura voi olla uusi tai lomaketta ei ole vielä perustettu. Tällöin tulee olla yhteydessä omaan piiriin.

Lomakkeen jakaminen

Lomakkeen linkin voi jakaa esimerkiksi:

• sähköpostilla
• verkkosivuilla
• Facebookissa
• WhatsAppissa
• muissa viestintäkanavissa

Hakija voi täyttää lomakkeen itse tai seuran toimihenkilö voi täyttää sen hakijan puolesta.

Miksi jäsenet lisätään lomakkeen kautta?

Jahtirekisterissä yhdellä henkilöllä on vain yksi henkilökortti koko järjestelmässä, vaikka hän kuuluisi useaan seuraan. Lomake tekee automaattisen duplikaattitarkastuksen ja estää saman henkilön luomisen useita kertoja rekisteriin. Tästä syystä uusia jäseniä ei lisätä suoraan henkilökortteina rekisteriin.

Jäsenhakemusten käsittely

Missä hakemukset näkyvät?

Uudet jäsenhakemukset näkyvät etusivulla kirjautumisen jälkeenkohdassa Uudet jäsenhakemukset.

Huomio käsittelyajoista

Jos jäsenhakemus täytetään lomakkeella, se ei välttämättä näy heti etusivulla. Järjestelmä tekee automaattisen tarkistuksen kahdesti vuorokaudessa klo 14.30 ja klo 23.45. Hakemus ilmestyy käsiteltäväksi näiden ajojen jälkeen. Suositus on tarkistaa hakemukset seuraavana päivänä niiden jättämisestä.

Jäsenhakijan hyväksyminen jäseneksi

Kun hakemus on saapunut:

• Avaa jäsenhakijan tiedot.
• Valitse Päivitä toiseen jäsenlajiin.
• Valitse oikea jäsenlaji (esim. Varsinainen jäsen).
• Syötä jäsenyyden alkamispäivä.
• Tallenna muutokset.

Järjestelmä säilyttää tiedon siitä, että henkilö on ollut aiemmin jäsenhakijana, mutta jäsenyys muuttuu aktiiviseksi jäsenyydeksi.

Jos henkilöä ei hyväksytä jäseneksi:

• Avaa hakijan tiedot.
• Valitse Hylkää hakija.
• Vahvista toimenpide.

Hylätyn hakijan tiedot poistuvat järjestelmän yöajossa. Poisto ei tapahdu välittömästi, koska järjestelmä tarkistaa samalla mahdolliset muut jäsenyydet.

Jäsentietojen ylläpito

Jahtirekisterissä olevien henkilöiden ja organisaatioiden tietoja tarkastellaan niiden asiakaskorteilla. Mikäli etsimääsi jäsentä ei vielä löydy rekisteristä, sinun tulee lisätä henkilö rekisteriin.

Jäsenen omien tietojen ylläpito OmaJahdissa

Jäsen voi päivittää omia yhteystietojaan ja muita perustietojaan OmaJahdissa. On tärkeää, että tiedot pidetään ajan tasalla, jotta jäsenyyteen liittyvät palvelut toimivat oikein.

Huomioitavaa:

• OmaJahdissa tehdyt muutokset päivittyvät välittömästi myös Jahtirekisteriin.
• OmaJahdin salasanan tilaaminen edellyttää, että jäsenen sähköpostiosoite on tallennettu Jahtirekisterin henkilön perustietoihin.
• Myös ulkomailla asuville jäsenille toimitetaan Jahti-lehti ja jäsenkortti, kun jäsenen osoite- ja yhteystiedot ovat ajan tasalla.

Kannustathan seuran jäseniä tarkistamaan ja päivittämään tietonsa säännöllisesti OmaJahdissa. Tämä helpottaa yhteydenpitoa ja varmistaa jäsenpalveluiden sujuvan toiminnan.

On suositeltavaa jäseneltä löytyvät vähintään seuraavat tiedot:

• Syntymäaika: Syntymäajan tallentaminen on tärkeää jäsentilastojen ajantasaisuuden varmistamiseksi. Erityisen tärkeää syntymäaika on nuorilla jäsenillä, koska liitto ja piiri laskuttavat alaikäisistä jäsenistä puoleen hintaan. Alaikäisyys määräytyy rekisteriin tallennetun syntymäajan perusteella. Jos syntymäaika puuttuu esimerkiksi nuorisojäseneltä, liitto laskuttaa jäsenestä täyden hinnan.
   
• Sähköpostiosoite: Jos jäsenelle on tallennettu sähköpostiosoite, muodostuu hänelle laskutuksessa sähköpostilasku. Tämä ohittaa muut laskutustavat, ellei jäsenen tiedoissa Laskut-välilehdellä ole erikseen määritetty muuta laskun toimitustapaa. Sähköpostiosoite on myös edellytys salasanan tilaamiseksi OmaJahti-palveluun.
   
• Kieli: Uutta henkilöä lisättäessä kielivalinnaksi tallentuu oletuksena suomi. Mikäli henkilön asiointikieli on muu, päivitä tieto tähän kenttään. Kielivalinta vaikuttaa rekisteristä lähetettävien laskujen teksteihin.
   
• Puhelinnumero: Puhelinnumero on suositeltavaa tallentaa rekisteriin, jotta jäseneen voidaan tarvittaessa olla yhteydessä.

Jäsentietojen ylläpito

Jäsenyyden päättäminen

Jäsenyyden päättäminen tehdään jäsenen asiakaskortin kautta. Jäsenyyden voi päättää joko takautuvasti tai tulevaisuuteen määrittämällä jäsenyydelle halutun päättymispäivämäärän.

Näin päätät jäsenyyden

• Siirry päättämistä vaativan jäsenen asiakaskortille.
• Etsi asiakaskortin yläosasta Jäsenyystiedot-osio, jossa näkyvät jäsenen jäsenyydet ja niiden tila.
• Valitse sen aktiivisen jäsenyyden Jäsenyys-linkki, jonka haluat päättää.
  
• Avautuvassa näkymässä ota muokkaus käyttöön oikeasta reunasta löytyvästä työkalupalkista.
• Määritä jäsenyydelle päättymispäivämäärä.

• Valitse jäsenyyden päättymiselle erosyy.

  

• Tallenna muutokset.

Työkalupalkin toiminnot jäsenen asiakaskortilla

Jäsenen asiakaskortin oikeassa reunassa olevasta työkalupalkista voit ylläpitää jäsenen tietoja, jäsenyyksiä, luottamustoimia, laskutusta ja ansiomerkkejä.

Luo lasku

Luo lasku -toiminnolla voit laskuttaa jäseneltä tuotteita tai maksuja, jotka on luotu järjestelmään tuotteiksi.

• Jäsenkohtaisen laskun luominen
• Avaa jäsenen asiakaskortti.
• Valitse yläreunan työkalupalkista Luo lasku.
• Täytä laskun perustiedot: Aihe, Laskun päiväys ja Eräpäivä
• Paina Tallenna.
• Ota käyttöön Muokkaa-tila näkymän oikeasta laidasta.
• Siirry Järjestelmätiedot-osioon.
• Lisää laskulle tarvittavat laskurivit valitsemalla Lisää tuote.
• Tarkista, että kaikki laskun tiedot ja laskurivit ovat oikein.
• Kun lasku on valmis, luo laskusta PDF valitsemalla oikean reunan työkalupalkista Luo PDF.
• Toimita muodostettu PDF-lasku vastaanottajalle.

Toimintoa voidaan käyttää esimerkiksi seurakohtaisten maksujen, palveluiden tai muiden tuotteiden laskuttamiseen.

Lisää pätevyys

Lisää pätevyys -toiminnolla voit tallentaa jäsenelle pätevyyksiä tai suorituksia, joita seurataan rekisterissä.

• Avaa jäsenen asiakaskortti.
• Valitse Lisää pätevyys.
• Valitse lisättävä pätevyys.
• Täytä tarvittavat tiedot.
• Tallenna.

Lisää luottamustoimi

Lisää luottamustoimi -toiminnolla voit lisätä henkilölle luottamustoimen. Muutokset päivittyvät samanaikaisesti sekä henkilön että yhdistyksen tietoihin.

• Avaa jäsenen asiakaskortti.
• Valitse Lisää luottamustoimi.
• Valitse luottamustoimi listalta.
• Anna luottamustoimen alkupäivämäärä.
• Tallenna tiedot.

Luottamustoimi näkyy tämän jälkeen sekä henkilön että yhdistyksen tiedoissa.

Huomio: Luottamustoimia ei voi poistaa rekisteristä. Tarvittaessa luottamustoimi päätetään lisäämällä sille päättymispäivä.

Luottamustoimen päättäminen

• Siirry jäsenen asiakaskortin Luottamustoimet-osioon.
• Avaa päätettävä luottamustoimi.
• Lisää luottamustoimelle päättymispäivä.
• Tallenna muutokset.

Yhdistysten on suositeltavaa tarkistaa luottamustoimiensa ajantasaisuus vähintään kerran vuodessa.

Lisää etuus

Lisää etuus -toiminnolla voit lisätä jäsenelle rekisterissä käytössä olevan edun tai jäsenedun.

• Avaa jäsenen asiakaskortti.
• Valitse Lisää etuus.
• Valitse lisättävä etuus.
• Täytä tarvittavat tiedot.
• Tallenna.

Lisää ansiomerkki

Lisää ansiomerkki -toiminnolla voit kirjata jäsenelle myönnetyn ansiomerkin.

• Avaa jäsenen asiakaskortti.
• Valitse Lisää ansiomerkki.
• Valitse ansiomerkin tyyppi listalta.
• Merkitse ansiomerkin myöntämispäivä.
• Tallenna tiedot.

Lisätty ansiomerkki näkyy jäsenen tiedoissa sekä myöhemmin tehtävissä hauissa ja raporteissa.

Organisaatiokortin ylläpito

Organisaatiokortti toimii seuran tai yhdistyksen perustietojen ylläpitopaikkana Jahtirekisterissä. Ajantasaiset tiedot helpottavat viestintää, laskutusta ja jäsenasioiden hoitamista. Suosittelemme tarkistamaan tiedot säännöllisesti ja päivittämään ne aina muutosten yhteydessä.

Perustiedot

Organisaatiokortilla voit ylläpitää seuran tai yhdistyksen keskeisiä tietoja.

Y-tunnus

Jokaisella rekisteröidyllä yhdistyksellä tai yrityksellä on Y-tunnus, joka kannattaa tallentaa organisaatiokortille. Jos et tiedä yhdistyksesi Y-tunnusta, voit hakea sen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän palvelusta: https://tietopalvelu.ytj.fi/

Perustamispäivä

Mikäli yhdistyksen perustamispäivä on tiedossa, kannattaa tieto tallentaa organisaatiokortille. Tieto täydentää yhdistyksen perustietoja rekisterissä.

Yhteystiedot

Suosittelemme pitämään vähintään seuraavat yhteystiedot ajan tasalla:

• Sähköpostiosoite
• Puhelin
• Katuosoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka

Ajantasaiset osoitetiedot varmistavat, että yhdistyksen tiedot ovat oikein myös laskutuksessa ja viestinnässä.

Verkkosivut ja sosiaalinen media

Organisaatiokortille voidaan tallentaa yhdistyksen verkkosivujen sekä sosiaalisen median kanavien osoitteet.

Voit lisätä esimerkiksi:

• Kotisivut
• Facebook-sivu
• Muut yhdistyksen käyttämät verkkopalvelut

Osoitteet tulee tallentaa täydellisessä muodossa, esimerkiksi: https://www.seurannimi.fi

Laskutustiedot

Laskutustiedot-osio sisältää yhdistyksen laskutukseen liittyvät asetukset.

Laskutustapa

Laskutustapa määrittää, millä tavalla Jahtirekisteristä muodostetut laskut toimitetaan vastaanottajalle. Valitse organisaatiolle sopiva laskutustapa organisaatiokortilta.

Verkkolaskutiedot

Jos yhdistyksellä on käytössä verkkolaskutus, valitse laskutustavaksi E-lasku / verkkolasku ja täytä seuraavat tiedot:

• Verkkolaskuosoite
• Verkkolaskuoperaattori

Tilinumero ja BIC-koodi

Organisaation tietoihin tulee tallentaa:

• IBAN-muotoinen tilinumero
• Pankin BIC-koodi

Nämä tiedot ovat erityisen tärkeitä, jos seura käyttää Jahtirekisterin laskutustoimintoja.

Huomio: Laskujen muodostaminen Jahtirekisterissä ei onnistu, jos tilinumeroa ja BIC-koodia ei ole tallennettu organisaatiokortille. Tilinumero tarvitaan laskupohjille maksun saajan tilitiedoksi sekä mahdollisten tilitysten suorittamiseen.

Keskitetty jäsenmaksupalvelu

Suomen Metsästäjäliitto tarjoaa seuroille maksuttoman keskitetyn jäsenmaksupalvelun. Lue tarkemmin keskitetystä jäsenmaksupalvelusta liiton verkkosivuilta.

Kun seura kuuluu keskitettyyn jäsenmaksupalveluun:

• Jäsenmaksusuoritukset kirjautuvat rekisteriin liiton toimesta.
• Seuran ei tarvitse seurata tiliotetta tai merkitä maksuja käsin.
• Liitto tilittää kertyneet maksut seuralle täysimääräisinä.
• Tilityksiä tehdään vähintään kaksi kertaa kuukaudessa.

Miten palvelu vaikuttaa laskuihin?

Jos organisaatiokortilla on valittuna Kuuluu jäsenmaksupalveluun:

• Laskun saajana näkyy seura.
• Maksun vastaanottajana käytetään Suomen Metsästäjäliiton tilinumeroa.

Jos seura ei kuulu keskitettyyn jäsenmaksupalveluun:

• Laskuilla käytetään seuran omaa tilinumeroa, joka on tallennettu organisaatiokortille.

Suosittelemme tarkistamaan vuosittain, että tilinumero, BIC-koodi, laskutustapa sekä mahdolliset verkkolaskutiedot ovat ajan tasalla. Näin varmistetaan laskutuksen ja tilitysten sujuva toiminta.