Tietojen ylläpito

Jäsenhakemusten vastaanottaminen

Missä jäsenhakemuslomake sijaitsee?
 

• Kirjaudu Jahtirekisteriin.
• Valitse Jäsentoiminnot → Kyselyt.
• Avaa kysely"Jäsenhakemus seuraan".

Jokaiselle seuralle on luotu valmiiksi jäsenhakemuslomake. Jos lomaketta ei löydy, seura voi olla uusi tai lomaketta ei ole vielä perustettu. Tällöin tulee olla yhteydessä omaan piiriin.

Lomakkeen jakaminen

Lomakkeen linkin voi jakaa esimerkiksi:

• sähköpostilla
• verkkosivuilla
• Facebookissa
• WhatsAppissa
• muissa viestintäkanavissa

Hakija voi täyttää lomakkeen itse tai seuran toimihenkilö voi täyttää sen hakijan puolesta.

Miksi jäsenet lisätään lomakkeen kautta?

Jahtirekisterissä yhdellä henkilöllä on vain yksi henkilökortti koko järjestelmässä, vaikka hän kuuluisi useaan seuraan. Lomake tekee automaattisen duplikaattitarkastuksen ja estää saman henkilön luomisen useita kertoja rekisteriin. Tästä syystä uusia jäseniä ei lisätä suoraan henkilökortteina rekisteriin.

Jäsenhakemusten käsittely

Missä hakemukset näkyvät?

Uudet jäsenhakemukset näkyvät etusivulla kirjautumisen jälkeenkohdassa Uudet jäsenhakemukset.

Huomio käsittelyajoista

Jos jäsenhakemus täytetään lomakkeella, se ei välttämättä näy heti etusivulla. Järjestelmä tekee automaattisen tarkistuksen kahdesti vuorokaudessa klo 14.30 ja klo 23.45. Hakemus ilmestyy käsiteltäväksi näiden ajojen jälkeen. Suositus on tarkistaa hakemukset seuraavana päivänä niiden jättämisestä.

Jäsenhakijan hyväksyminen jäseneksi

Kun hakemus on saapunut:

• Avaa jäsenhakijan tiedot.
• Valitse Päivitä toiseen jäsenlajiin.
• Valitse oikea jäsenlaji (esim. Varsinainen jäsen).
• Syötä jäsenyyden alkamispäivä.
• Tallenna muutokset.

Järjestelmä säilyttää tiedon siitä, että henkilö on ollut aiemmin jäsenhakijana, mutta jäsenyys muuttuu aktiiviseksi jäsenyydeksi.

Jos henkilöä ei hyväksytä jäseneksi:

• Avaa hakijan tiedot.
• Valitse Hylkää hakija.
• Vahvista toimenpide.

Hylätyn hakijan tiedot poistuvat järjestelmän yöajossa. Poisto ei tapahdu välittömästi, koska järjestelmä tarkistaa samalla mahdolliset muut jäsenyydet.

Jäsentietojen ylläpito

Jahtirekisterissä olevien henkilöiden ja organisaatioiden tietoja tarkastellaan niiden asiakaskorteilla. Mikäli etsimääsi jäsentä ei vielä löydy rekisteristä, sinun tulee lisätä henkilö rekisteriin.

OmaJahti-asiointipalvelussa jäsen voi itse muokata omia tietojaan, kuten etu- ja sukunimeä, syntymäaikaa, yhteystietoja, markkinointilupaa sekä laskutustapaa. OmaJahdissa tehdyt muutokset päivittyvät välittömästi myös Jahtirekisteriin. Salasanan tilaaminen OmaJahti-palveluun edellyttää, että jäsenen sähköpostiosoite on tallennettu Jahtirekisteriin henkilön perustietoihin.

On suositeltavaa jäseneltä löytyvät vähintään seuraavat tiedot:

• Syntymäaika: Syntymäajan tallentaminen on tärkeää jäsentilastojen ajantasaisuuden varmistamiseksi. Erityisen tärkeää syntymäaika on nuorilla jäsenillä, koska liitto ja piiri laskuttavat alaikäisistä jäsenistä puoleen hintaan. Alaikäisyys määräytyy rekisteriin tallennetun syntymäajan perusteella. Jos syntymäaika puuttuu esimerkiksi nuorisojäseneltä, liitto laskuttaa jäsenestä täyden hinnan.
   
• Sähköpostiosoite: Jos jäsenelle on tallennettu sähköpostiosoite, muodostuu hänelle laskutuksessa sähköpostilasku. Tämä ohittaa muut laskutustavat, ellei jäsenen tiedoissa Laskut-välilehdellä ole erikseen määritetty muuta laskun toimitustapaa. Sähköpostiosoite on myös edellytys salasanan tilaamiseksi OmaJahti-palveluun.
   
• Kieli: Uutta henkilöä lisättäessä kielivalinnaksi tallentuu oletuksena suomi. Mikäli henkilön asiointikieli on muu, päivitä tieto tähän kenttään. Kielivalinta vaikuttaa rekisteristä lähetettävien laskujen teksteihin.
   
• Puhelinnumero: Puhelinnumero on suositeltavaa tallentaa rekisteriin, jotta jäseneen voidaan tarvittaessa olla yhteydessä.

Jäsentietojen ylläpito