Suodattimien käyttö Jahtirekisterissä
Mikä on suodatin?
Jahtirekisterin tiedonhaku ja raportointi perustuvat suodattimien hyödyntämiseen. Suodattimien avulla voit rajata järjestelmässä näkyviä tietoja, muodostaa erilaisia kohderyhmiä sekä viedä tarvitsemiasi tietoja ulos esimerkiksi Excel-tiedostoon.
Suodattimia hyödyntämällä voit käsitellä suuria tietomääriä tehokkaasti ja löytää tarvitsemasi tiedot nopeasti esimerkiksi jäsenhallintaan, laskutukseen ja viestintään liittyvissä tehtävissä.
Suodattimien avaaminen
Niissä näkymissä, joissa suodattimia voidaan käyttää, löytyy vasemmasta yläkulmasta Valitse suodatin -painike.
Suodattimen avulla voit:
- rajata näkymään vain tarvitsemasi tiedot
- käyttää valmiita suodattimia
- luoda omia suodattimia
- viedä suodatetut tiedot Exceliin jatkokäsittelyä varten
Valmiit suodattimet
Järjestelmässä on käytettävissä useita valmiita suodattimia, jotka helpottavat päivittäistä työskentelyä. Suodatinluettelosta löytyvät seuraavat osiot:
Yleiset suodattimet
Yleiset suodattimet sisältävät järjestelmän yleisimmin käytetyt suodattimet. Ne soveltuvat useimpiin tavallisiin käyttötilanteisiin ja ovat hyvä lähtökohta tiedon hakemiseen.
Jaetut suodattimet
Jaetut suodattimet sisältävät lisäsuodattimia, jotka on rakennettu eri käyttäjäryhmien tarpeisiin. Esimerkiksi piireille ja seuroille on luotu omia valmiita suodattimia jäsenhallinnan, viestinnän ja laskutuksen tueksi.
Erityisen hyödyllisiä valmiita suodattimia löytyy esimerkiksi:
- Viestintä-osiosta
- Laskut-osiosta
- Jäsenhallinta-osiosta
Omat suodattimet
Omat suodattimet -välilehdeltä löydät itse luomasi suodattimet. Näitä voit muokata, täydentää tai poistaa tarpeidesi mukaan.
Suodattimien pikavalinnat
Usein käytettävät suodattimet kannattaa tallentaa helposti saataville.
Suodatinluettelossa:
- Tähti määrittää suodattimen kyseisen osion oletussuodattimeksi.
- Sydän lisää suodattimen pikavalintoihin, jolloin suodatin löytyy jatkossa nopeasti käyttöön.
Oman suodattimen luominen
Uusi suodatin kannattaa luoda kopioimalla olemassa oleva suodatin pohjaksi.
Toimi seuraavasti:
- Avaa valmiit tai jaetut suodattimet.
- Valitse tarpeitasi lähinnä oleva suodatin.
- Luo siitä kopio.
- Anna uudelle suodattimelle kuvaava nimi.
- Tee tarvittavat muutokset.
- Tallenna suodatin.
Huom! Yleisiä ja jaettuja suodattimia ei voi muokata tai poistaa, mutta niistä voi tehdä oman kopion jatkokäyttöä varten.
Suodattimelle kannattaa antaa mahdollisimman kuvaava nimi, jotta se löytyy myöhemmin helposti suodatinluettelosta. Nimeä voidaan muuttaa myös myöhemmin.
Suodattimen määritykset
Suodattimen eri määrityksiin pääsee käsiksi näkymän yläosan välilehtien ja polkujen kautta.
Kenttien määrittäminen
Kentät-osiossa määritetään, mitä tietoja suodattimella näytetään.
Kentiksi voidaan valita kaikki ne tiedot, jotka halutaan:
- näyttää näkymässä
- viedä myöhemmin Exceliin
Kenttiä voidaan etsiä:
- kentän nimellä
- valmiiden kategorioiden avulla
Kun sopiva kenttä löytyy:
- Paina hiiren vasen painike pohjaan kentän kohdalla.
- Vedä kenttä käytössä olevien kenttien listaan.
- Vapauta hiiren painike.
Kenttien järjestäminen
Käytössä olevia kenttiä voidaan:
- siirtää haluttuun järjestykseen
- poistaa näkyvistä
- lisätä uudelleen tarvittaessa
Kentän poistaminen suodattimelta ei poista tietoja järjestelmästä, vaan ainoastaan kyseisen kentän näkyvyyden kyseisessä suodattimessa.
Suodattimeen voidaan lisätä myös erilaisia ehtoja, joiden avulla haettavia tietoja rajataan tarkemmin. Monissa käyttötapauksissa riittää kuitenkin, että tarvittavat kentät lisätään suodattimelle ja muutokset tallennetaan. Tarvittaessa suodatinta voidaan myöhemmin täydentää lisäehdoilla.
HUOM! Suodattimen muutokset eivät tallennu automaattisesti. Kun olet tehnyt tarvittavat määritykset:
- tarkista asetukset
- paina näkymän Tallenna-painiketta
Tallentamisen jälkeen suodatin on käytettävissä jatkossa kohdassa Omat suodattimet.
Tietojen vienti Exceliin
Suodattimien avulla rajattuja tietoja voidaan viedä Excel-tiedostoon jatkokäsittelyä varten. Excel-vienti hyödyntää suodattimelle määritettyjä kenttiä, joten vientiin sisältyvät ne tiedot, jotka on valittu näkyviksi suodattimen kenttäasetuksissa.
Suodattimien tehokas hyödyntäminen mahdollistaa esimerkiksi:
- jäsenlistojen muodostamisen
- viestintäkohderyhmien rakentamisen
- laskutuksen seurannan
- maksutietojen tarkastelun
- raporttien tuottamisen
- tietojen jatkokäsittelyn Excelissä
Näin suodattimet muodostavat yhden Jahtirekisterin tärkeimmistä työkaluista tiedon hakemiseen, käsittelyyn ja raportointiin.
