Enkelt sätt att administrera uppgifterna även i en stor förening.

https://omajahti.fi/login

Vanliga frågor - medlemsregisterreformen

På den här sidan har vi samlat svar på de vanligaste frågorna som har dykt upp under det nya medlemsregistrets utbildningstillfällen, under ibruktagandet samt i föreningarnas och distriktens vardag.

Ibruktagandet av det nya medlemsregistret medför förändringar i såväl verksamhetssätt, begrepp som tekniska lösningar. Det är inte möjligt att behandla alla frågor i detalj under en enskild utbildning, varför denna webbplats fungerar som en centraliserad databank där svaren är lätta att hitta på ett och samma ställe.

Avsnittet för vanliga frågor:

samlar de viktigaste ämnena relaterade till systemförändringen,
förtydligar teman och begrepp som framkommit under utbildningarna,
kompletterar utbildningsinspelningar och skriftliga anvisningar,
hjälper föreningar och registeranvändare att smidigt ta det nya systemet i bruk.

De frågor som ställts under utbildningarna har samlats in och strukturerats enligt tema. Frågor med liknande innehåll och återkommande frågor har slagits ihop, överlappningar har gallrats bort och svaren har formulerats i ett tydligare och mer lättläst format.

Innehållet uppdateras baserat på användarerfarenheter och nya frågor som dyker upp. Vi rekommenderar att ni bekantar er med den här sidan alltid när det uppstår frågor kring det nya medlemsregistrets funktioner eller praxis.

Medlemsregistrets medlemshantering

Inloggning i medlemsregistret

När kan det nya medlemsregistersystemet på riktigt användas?

Det nya medlemsregistret tas i bruk den 1.6, och från och med då är det normalt tillgängligt för föreningarna. I registertjänsterna är det dessförinnan ett avbrott från och med den 15.5, då funktionerna i det gamla registret är stängda på grund av dataöverföring.

Föreningarna behöver inte själva överföra någon information. Alla uppgifter som finns i registret samt de användarkonton som är aktiva i det nuvarande systemet överförs till det nya medlemsregistret av Jägarförbundets registerleverantör.

Användarrättigheterna på föreningsnivå är tillgängliga direkt när systemet öppnas för de användare som har haft aktiva rättigheter i det nuvarande registret och vars konton har överförts till det nya systemet.

Hur går inloggningen i det nya medlemsregistret till, och överförs kontona från det gamla systemet?

Inloggning i det nya medlemsregistret sker med e-postadress, och vid inloggningen används en tvåstegsverifiering (tvåfaktorsautentisering). I samband med inloggningen skickas automatiskt en engångskod till användarens e-post, med vilken inloggningen bekräftas.

De användarkonton som är aktiva i det nuvarande systemet överförs till det nya systemet. Användare behöver alltså inte skapas på nytt separat.

Eftersom det rör sig om ett helt nytt system, fungerar inte den användarnamn–lösenord-kombination som använts i det gamla systemet som den är i det nya registret. Av denna anledning måste varje användare ställa in ett nytt lösenord för sig själv.

Ett nytt lösenord kan enkelt beställas:

från medlemsregistrets inloggningssida genom att använda funktionen ”Glömt ditt lösenord?” (Unohditko salasanasi?).

Efter att lösenordet har ställts in kan användaren logga in i systemet med sina egna behörigheter.

Varför används tvåstegsverifiering i registret?

Vid inloggning i det nya medlemsregistret används en flerstegsautentisering (tvåstegsverifiering) för att säkerställa medlemsuppgifternas informationssäkerhet. Detta innebär att användaren vid inloggning, utöver lösenordet, ombeds om en separat bekräftelse via e-post.

Tvåstegsverifiering (2FA) förbättrar informationssäkerheten avsevärt och minskar risken för att användarkonton missbrukas. Även om autentiseringen kan kännas som ett extra steg, skyddar den:

medlemsuppgifter
föreningarnas administrativa funktioner
hela systemet mot missbruk.

Hur skapar jag fler användarkonton för föreningen i medlemsregistret?

För närvarande har registeranvändaren inte möjlighet att själv skapa eller administrera föreningens användarkonton. Registeranvändarna har inte beviljats rättigheter att lägga till, ta bort eller redigera föreningens konton.

Hanteringen av användarkontonens livscykel sker i fortsättningen centraliserat. Syftet med lösningen är att stärka den helhet av informationssäkerhet som riktas mot medlemsregistret, säkerställa att användarrättigheterna är ändamålsenliga samt förhindra missbruk och att föråldrade konton lämnas kvar i systemet.

Nya användarkonton kan beställas via en kontrollerad process för användarkonton. I processen ingår beställning, behandling och fastställande av behörigheter centraliserat enligt på förhand överenskommen praxis.

Närmare anvisningar, beställningssätt samt tillhörande länkar publiceras efter att den egentliga plattformen har tagits i bruk, som en del av ibruktagandeprocessen.

Hur syns föreningens egna aktörer i registret – och för vem är uppgifterna synliga?

I medlemsregistret baseras synligheten av uppgifter och användarrättigheter på behovsprincipen. Detta innebär att behörigheterna har begränsats och uppgifter visas endast för de personer som behöver ifrågavarande uppgifter för att sköta sina egna uppgifter.

I praktiken fungerar synlighet och underhåll på följande sätt:

Föreningen ser och underhåller endast sin egen förenings uppgifter. Även om en föreningsmedlem också hör till en annan av Jägarförbundets medlemsföreningar, ser föreningen endast medlemskapet i den egna föreningen.
En användare på distriktsnivå ser och kan underhålla uppgifter om föreningar och medlemmar som hör till det egna distriktets område.
En användare på förbundsnivå har vid behov rätt att se och underhålla alla uppgifter som sparats i registret på hela organisationens nivå.

Medlemshantering

Hur läggs en ny medlem till i registret?

Nya personer läggs i registret utgångspunktsvis till via en anslutningsblankett. Detta är ett avsiktligt tillvägagångssätt för att säkerställa medlemsregistrets datakvalitet och integritet.

Anslutningsblanketten säkerställer att:

samma person inte skapas i registret flera gånger,
det skapas en unik personpost för personen, till vilken alla medlemskap i fortsättningen kopplas.

Via blanketten kontrollerar systemet om personen redan finns i registret baserat på tidigare uppgifter. Om personen redan finns, skapas inte en ny person, utan medlemskapet kopplas till den befintliga personuppgiften.

Både medlemmen själv och föreningens sekreterare eller en annan registeranvändare kan fylla i anslutningsblanketten:

Medlemmen kan själv fylla i blanketten till exempel via föreningens webbplats eller en direkt blankettlänk.
Föreningen kan fylla i blanketten på medlemmens vägnar, till exempel när ansökan har kommit på papper eller via e-post.

Hur fungerar identifiering och hantering av dubblettmedlemmar i det nya medlemsregistret?

Det nya medlemsregistret har flera mekanismer som syftar till att förhindra och identifiera att dubblettmedlemmar skapas samt att förbättra kvaliteten på medlemsuppgifterna.

Dubblettpostuppgifter förhindras redan i medlemmens tilläggsskede. När en ny person läggs till används en anslutningsblankett, via vilken systemet jämför de angivna uppgifterna med de personer som redan finns i registret. Vid kontrollen utnyttjas flera uppgifter, såsom:

för- och efternamn
födelsedatum
kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress)

Om systemet identifierar en möjlig befintlig person, skapas inte en ny person automatiskt, utan medlemskapet kopplas till den befintliga personen. Detta är ett centralt sätt att förhindra att dubbletter skapas.

Varför kan inte alla dubbletter förhindras automatiskt?

En perfekt automatisk identifiering är inte möjlig att göra i alla situationer. Till exempel följande fall kan orsaka utmaningar:

namnvariationer (t.ex. dubbelnamn vs. utan bindestreck)
ändrade kontaktuppgifter
bristfälliga eller felaktiga uppgifter i sökskedet

I dessa situationer kan systemet inte alltid med säkerhet dra slutsatsen om det rör sig om samma person eller olika personer.

Även om en dubblett skulle skapas, är det inte ett bestående problem, utan en situation som det är uttryckligen meningen att korrigera. På förbundsnivå finns verktyg tillgängliga med vilka eventuella dubblettpersoner kan identifieras och slås ihop i efterhand. I ärendet utnyttjas en centraliserad process.

Uppgifternas integritet är viktig eftersom den säkerställer att medlemmens uppgifter är uppdaterade och enhetliga i hela organisationen. Detta underlättar medlemmens ärenden i riktning mot distriktet och förbundet, förbättrar kommunikationens riktning samt möjliggör tillförlitlig rapportering och statistikföring.

Hur fungerar vårdnadshavarskap – kan det ställas in i det nya medlemsregistret?

Ja. Vårdnadshavarskap fungerar i det nya medlemsregistret på ett motsvarande sätt som i det nuvarande registret. Vårdnadshavarförhållandet kan ställas in och underhållas enligt samma princip som tidigare, och det används särskilt i samband med minderåriga medlemmars uppgifter, ärendehantering och fakturering.

Kan man spara flera e-postadresser för en medlem?

Nej. Endast en e-postadress kan sparas för en medlem i det nya medlemsregistret.

E-postadressen är medlemmens personliga uppgift, och den är gemensam för alla personens medlemskap oavsett vilka medlemsföreningar medlemmen tillhör. En medlem kan alltså inte ha en separat e-postadress till exempel för olika föreningar. Enligt samma princip är även hemadressen medlemmens unika uppgift, som sparas endast en gång i medlemmens egna uppgifter.

Lösningen baseras på centraliserad hantering av medlemsuppgifter: en person har en uppsättning kontaktuppgifter, vilket minskar fel och överlappande datahantering.

Vad händer med uppgifterna om en medlems- eller provmedlemsansökan avslås?

Vid hanteringen av uppgifter följs dataskyddsbestämmelserna:

om ansökan inte godkänns och medlemskapet inte börjar, raderas onödiga uppgifter automatiskt
om personen har varit provmedlem, kan historikdata bevaras på motiverade grunder

Vid förvaring och radering av uppgifter beaktas alltid de krav som gäller dataskydd.

Fastställande av medlemskapstyper i det nya medlemsregistret

Varför har medlemskapstyperna ändrats vid övergången till det nya medlemsregistret?

Medlemskapstyperna har granskats... Som en följd av tidigare praxis hade fältet för medlemskapstyper svällt och överlappningar uppstått. Vid övergången till det nya registret:

identifierades innehållsmässigt överlappande eller sällan använda medlemskapstyper,
antalet medlemskapstyper och deras struktur motsvarade inte längre till alla delar förbundets modellstadgars syn på medlemskap,
statistikföring och rapportering baserat på medlemskapstyper hade försvårats både på förenings- och förbundsnivå.

Vad hände med tävlings- och skyttemedlemmarna?

I denna förändring:

har de tidigare medlemskapstyperna tävlingsmedlem och skyttemedlem slagits ihop till en enda medlemskapstyp,
den sammanslagna medlemskapstypen täcker båda användningsändamålen,
samtidigt undviker man att medlemsantal och statistik splittras på motsvarande benämningar.

Vilka medlemskapstyper har slagits ihop till kategorin ”Övriga medlemsformer A” (Muut jäsenmuodot A)?

I bruk fanns medlemskapstyper vars nyttjandegrad var låg och som inte var förenliga med andra etablerade medlemskapstyper. Dessa var till exempel: 27 / Provungdomsmedlem.

Varför är den nya modellen för medlemskapstyper bättre?

Den nya modellen för medlemskapstyper är byggd för att stödja både föreningarnas vardag och förbundets och distriktens riksomfattande helhetsbild. Modellen anses vara bättre än den tidigare särskilt för att den kombinerar tydlighet, flexibilitet och enhetlighet. De centrala förbättringarna jämfört med tidigare är:

Koppling till förbundets modellstadgar. Medlemskapstyperna motsvarar bättre medlemsstrukturen enligt förbundets modellstadgar, vilket underlättar tolkning, hantering och kommunikation av medlemskap i hela organisationen.

Som helhet gör den nya modellen medlemskapstyperna lättare att förstå, bättre att hantera och mer enhetliga för hela organisationen – samtidigt som den ger föreningarna utrymme att genomföra sin egen verksamhet och medlemspolitik.

Fakturering

Vad gör vi om en felaktig faktura redan har skickats?

Om en felaktig faktura redan har skickats:

upprättas en kreditfaktura
görs nödvändiga ändringar i faktureringsunderlaget
skapas en ny, korrigerad faktura vid behov genom en återkörning.

Återkörning av årsfaktureringen skapar fakturor endast för de medlemmar som inte tidigare har fakturerats. För redan fakturerade medlemmar skapas inga nya eller överlappande fakturor. Återkörning är ett säkert sätt att komplettera faktureringen i situationer där:

en del av fakturorna inte har skapats
fakturor har behövt krediteras

Är fakturering av utomstående personer eller företag möjlig?

Ja. Fakturering av utomstående personer och företag är möjlig som manuell fakturering i det nya medlemsregistret.

Manuell fakturering lämpar sig för situationer där den aktör som faktureras inte är föreningsmedlem eller det är frågan om till exempel ett företag, en samarbetspartner eller en annan utomstående aktör. Faktureringen kan då skötas från fall till fall via systemet.

Precis som för många andra specialhelheter är det på kommande egna separata anvisningar även för fakturering av utomstående och företag, vilka utöver skriftliga anvisningar inkluderar en instruktionsvideo. Anvisningarna publiceras i samband med att systemet tas i bruk som en del av det mer omfattande materialet med bruksanvisningar.

Är massfakturering möjlig (t.ex. samma produkt till flera personer)?

Ja, massfakturering är möjlig.

Kommunikation

Medlemskommunikation

Kan man skicka meddelanden till föreningens medlemmar direkt från medlemsregistret?

Ja. Från det nya medlemsregistret kan man skicka e-postmeddelanden och nyhetsbrev direkt till föreningens medlemmar. Kommunikationen sker utifrån de kontaktuppgifter som sparats i registret, och inga separata e-postlistor eller externa system behövs.

Hur väljs mottagarna för kommunikationen?

Meddelandena skickas med hjälp av sändlistor. Varje förening har en färdig baslista (t.ex. alla medlemmar), och dessutom kan användaren:

avgränsa mottagarna baserat på roll (t.ex. förtroendevalda)
använda medlemskapets status eller andra sökvillkor
skapa och spara egna sändlistor för senare bruk.

Varför syns inte alla medlemmar på sändlistan?

På sändlistan hamnar endast de medlemmar som har en e-postadress sparad i medlemsregistret. Om en medlem saknar e-postadresse, kan hen inte ta emot e-post som skickats via registret. Att e-postadresserna är uppdaterade är därför viktigt för att kommunikationen ska lyckas.

Måste en medlem i fortsättningen ha en e-postadress i registrets uppgifter?

E-postadressen är inte obligatorisk, men det är en starkt rekommenderad uppgift. Både ur Jägarförbundets och föreningarnas perspektiv är e-posten fortfarande en av de viktigaste digitala kommunikations- och ärendekanalerna. E-posten fungerar i praktiken som medlemmens digitala identifierare i många tjänster och möjliggör smidig ärendehantering. Dessutom betraktas den som ett officiellt och dokumenterbart kommunikationsverktyg för exempelvis viktiga meddelanden och medlemskommunikation.

Utan e-postadress är det ofta långsammare och mer begränsat att nå medlemmen och sköta ärenden, varför det är ytterst rekommenderat att uppge e-posten.

Är mottagarnas e-postadresser synliga för varandra om man skickar massmejl via systemet?

Meddelandena skickas individuellt från systemet. Det används inga öppna mottagarlistor, vilket innebär att mottagarna inte ser varandras adresser.

Kan man schemalägga ett meddelande så att det skickas senare?

Ja. Meddelanden kan schemaläggas att skickas på önskad dag och vid önskat klockslag. Schemaläggningen möjliggör till exempel att:

skriva meddelanden på förhand
skicka meddelanden till medlemmarna vid en lämpligare tidpunkt (t.ex. på morgonen).

Kan man bifoga bilagor (t.ex. .pdf eller .docx) i ett massmeddelande?

Nej. Det går inte att bifoga filer till massmeddelanden som skickas från systemet. Detta är en lösning för informationssäkerhet och leveranssäkerhet: bilagor ökar avsevärt risken för att meddelandena hamnar i skräpposten eller blockeras helt.

Vid behov kan material delas:

som en länk till en webbplats
som en länk till en fil (t.ex. i en molntjänst).

Kan medlemmarna se de skickade meddelandena senare i ärendetjänsten OmaJahti?

Ja, om meddelandet har ställts in som synligt i medlemsportalens nyhetsbrevsarkiv. I så fall kan medlemmen senare återvända till meddelandena genom att logga in i OmaJahti-tjänsten.

Kan man följa upp om meddelandena öppnas och läses?

Ja. Systemet erbjuder sändningsrapporter, där man kan se till exempel:

hur många meddelanden som har skickats
hur många meddelanden som har öppnats
klick på länkar.

Rapporteringen hjälper till att utvärdera kommunikationens räckvidd och tajming.

Kan flera personer redigera eller hantera samma meddelande?

Ja. Alla aktörer i föreningen som har användarkonton till föreningens medlemsregister kan arbeta med och hantera det meddelande som ska skickas. I praktiken innebär detta att:

en person kan påbörja ett utkast till ett meddelande
en annan kan komplettera innehållet
en tredje kan korrekturläsa och skicka meddelandet.

Meddelandet som är under arbete är synligt för användarna av föreningens medlemsregister, och användaren kan vid behov göra önskade ändringar även i ett halvfärdigt meddelande. Samtidig redigering på en och samma gång är inte möjlig.

Varför använder systemet färdiga meddelandemallar?

Färdiga meddelandemallar:

säkerställer ett tydligt och enhetligt utseende
minskar användarens arbetsbörda.

Färdiga meddelandemallar är som standard i enlighet med Jägarförbundets varumärke och kan innehålla förbundets logotyp och grafiska element. Föreningens användare kan dock:

lägga till föreningens egen logotyp
redigera meddelandets utseende och innehåll så att det speglar föreningen.

Kan en föreningsmedlem skicka e-post till föreningen via detta system?

Nej. Medlemsregistrets kommunikationsfunktioner är avsedda för att skicka meddelanden från föreningen till medlemmarna, inte för att ta emot e-post från medlemmarna. Systemet används till exempel för att skicka meddelanden och nyhetsbrev.

Medlemmarna kan inte skicka e-post till föreningen via detta massutskickssystem. Om föreningen vill ta emot medlemmarnas meddelanden, ska föreningens egna kontaktuppgifter, såsom e-postadress eller andra kommunikationskanaler, användas för detta.

Finns det en förhandsgranskning av meddelandena innan de skickas?

Ja. Meddelandenas innehåll kan granskas innan de skickas.

I meddelanderedigeraren finns en förhandsgranskningsfunktion med vilken du ser det slutgiltiga utseendet. Dessutom är det möjligt att göra ett testutskick för att säkerställa att meddelandet fungerar. Man behöver inte skicka meddelandet till sig själv först enbart för kontroll.

Hur säkerställer man att massutskickens meddelanden inte hamnar i skräpposten?

Systemet använder en tekniskt verifierad sändningstjänst (t.ex. DKIM-signaturer), vilket förbättrar meddelandenas leveranssäkerhet.

Dessutom rekommenderas att:

undvika bilagor
använda tydliga rubriker
hålla meddelandenas innehåll sakligt och ändamålsenligt.

Evenemangshantering

Stöd för aktörers evenemangsverksamhet

Vad används den nya evenemangshanteringen till?

Med det nya medlemsregistrets evenemangshantering kan föreningen:

skapa evenemang och utbildningar
samla in anmälningar elektroniskt
kommunicera med deltagarna automatiskt
följa upp deltagarantal och hur evenemangen genomförs.

Medlemsavgiftservice

Ärenden relaterade till medlemskap, medlemsuppgifter, medlemsavgifter och andra medlemstjänster sköts i regel via tjänsten OmaJahti. I ärenden relaterade till användningen av Jahtirekisteri betjänas föreningarnas registeranvändare av CRM Services användarstöd.